Depuis quelques années, les entreprises s’interrogent sur la raison d’être du bureau et sa forme idéale. Smart office, open space, flex office… nourrissent les débats et les expérimentations des entreprises françaises. Mais, concrètement, que faut-il en penser ? Le point de vue de Flore Pradère, directrice de recherche bureaux et prospective chez JLL.

Une étude publiée récemment par la Dares met en exergue les écueils des open spaces et leurs effets délétères sur les conditions de travail. Manque d’espace, nuisances sonores, inhospitalité des lieux et ambiance dégradée y sont pointés du doigt. Un panorama peu reluisant, qui ne plaide pas en faveur des environnements ouverts, et une conclusion qui présente le flex office comme un risque de nouvelle dégradation d’un bureau en pleine mutation. Alors, open space et flex office, même combat ? Pas tout à fait. L’open space renvoie à un espace ouvert. Le flex office désigne un espace ouvert, certes, mais surtout partagé. Entre ces deux notions, nombre de formats et d’expérimentations qui ont permis de concevoir des modèles d’aménagement plus aboutis. Une nuance qui nous invite à ne pas jeter le bébé flex office avec l’eau du bain de l’open-space.

L’open space de nouvelle génération

Les flex office actuels embarquent une vision managériale engagée : ils déploient une large palette d’espaces et de services et mettent à l’honneur l’expérience de travail. Plutôt que le dernier coup de grâce d’un bureau déshumanisé, ne faut-il pas voir dans ces nouveaux formats le salut du bureau, dans un contexte de transformation fondamentale du rapport au lieu et au temps de travail ? Selon notre dernière étude, 71% des salariés en flex s’en disent satisfaits, et les deux tiers rapportent des impacts positifs sur la performance - de quoi faire tomber nombre de fantasmes.

Le flex office répond également à l’impératif « d’intensité d’usage », à une époque où les urgences environnementales, économiques et citoyennes imposent d’être plus attentifs à la bonne utilisation de nos espaces. Alors que les plateaux de bureaux vides deviennent de plus en plus intolérables aux yeux de la société, j’ai la conviction que le flex office bien pensé offre, au travers de ses espaces mutualisés, l’opportunité aux décideurs, aux investisseurs comme aux salariés d’agir en responsabilité en embrassant pleinement l’économie du partage. Nous partageons déjà nos voitures et nos logements, sans dégradation de l’expérience utilisateurs : pourquoi nos bureaux ne pourraient-ils pas s’emparer de cette dynamique ?

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Garantir l’accès au télétravail

Exit les débats enflammés autour du flex office. À l’ère hybride, l’heure est à la transparence et à la rationalité : c’est le compromis qui prime entre salariés et employeurs. Tandis que les entreprises revendiquent ouvertement l’argument économique, les salariés en comprennent la logique. Alors que le télétravail fait désormais partie intégrante de leur quotidien, les salariés entendent l’impératif d’optimiser les espaces, aujourd’hui moins utilisés. Ils y voient évidemment l’occasion de sécuriser leur accès au télétravail : une dynamique gagnant-gagnant identifiée par 80 % d’entre eux. 81 % font également du flex office une réponse aux enjeux économiques et environnementaux actuels.

Discussion apaisée sur les conditions de travail

Les affrontements traditionnels entre la force de travail et le capital ont laissé la place à un dialogue social renouvelé, où les oppositions de principe sont abandonnées au profit d’une refonte en profondeur des conditions de travail – pour le bénéfice de toutes les parties. Les chiffres de notre étude sont sans appel : 60 % des salariés en flex office estiment que le climat social est bon dans leur entreprise, contre 47 % des salariés dans celles où il n’est pas déployé. Le flex office se pratique donc dans des organisations où le climat social est apaisé, et il concoure au maintien d’un dialogue de qualité.

"Peut-on embrasser en confiance le flex office ?
Oui, mais pas sans conditions"

Au-delà du flex, soigner la mise en œuvre

Alors, peut-on embrasser en confiance le flex office ? Oui, mais pas sans conditions. Tandis que certains pratiquants du flex décrient un sentiment d’« isolement », de « froideur », de « stress », ce n’est finalement pas l’aménagement qu’ils incriminent, mais plutôt le portage managérial et la vie de bureau qui accompagnent ce format organisationnel. Les salariés doivent pouvoir contribuer à la définition des espaces, mais aussi des logiques de fonctionnement et d’animation qui leur conviennent. Le flex office gagnant se nourrit de la culture interne et est modulé au gré des impératifs métiers. Il se dote de règles de vie pensées et débattues en collectif, afin de réoffrir du sens, du confort et de la sécurité. La garantie d’un endroit où s’installer constitue le deuxième levier d’acceptabilité du flex office, juste après la liberté dans l’organisation du travail. Vient derrière la possibilité de s’asseoir à côté des collègues.

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Un marchepied vers d’autres futurs du bureau

On ne peut nier qu’un quart des salariés demeurent réticents au principe. Comment ne pas les laisser de côté ? Meilleure version de l’open-space, le bon flex office pour une entreprise est celui qui ne ressemble à aucun autre et celui qui propose une réponse toute en nuances à la diversité de ses talents : si le flex office ne répond qu’aux besoins des extravertis, alors il échouera à se positionner en modèle fédérateur et inclusif. Nul doute que ce mode d’organisation marque un profond changement de paradigme. Mais il pourrait ne représenter qu’un modèle transitoire : flex office inter-entreprises, semaine de 4 jours… Nous sommes à l’aube des mutations d’un bureau qui ne demande qu’à être réinventé.