La jeune pousse créée en 2015 accorde une attention toute particulière à l’intégration de ses nouveaux collaborateurs. Elle a mis en place un processus d’onboarding qui permet aux salariés fraîchement embauchés de démarrer leur mission sur de bonnes bases.
Dernière étape du recrutement, l’onboarding est un processus clé qu’il convient de soigner. Un enjeu que la start-up parisienne Welcome to the Jungle a bien saisi. L’entreprise, qui développe une plateforme pour réinventer l’expérience de recherche d’emploi pour les candidats et les entreprises, a mis en place une feuille de route précise pour faciliter l’intégration de ses nouvelles recrues. « Le processus d’onboarding a été lancé fin 2016. Une cinquantaine de collaborateurs ont déjà pu en bénéficier », informe Camille Fauran, responsable des opérations chez Welcome to the jungle. Un processus qui fait visiblement mouche. « La plupart de nos collaborateurs nous disent qu’ils n’ont jamais été aussi bien accueillis. Il est vraiment dommage de perdre un salarié parce que l’entreprise n’a pas su l’intégrer correctement », estime Camille Fauran. Pourtant il est encore fréquent, dans certaines entreprises, qu’un nouveau venu n’ait pas de bureau attitré, que l’équipe ne soit pas informée de son arrivée ou que le manager ne soit pas présent lors de son premier jour. Autant de couacs qui ternissent l’expérience du collaborateur et rendent difficile son intégration. Chez Welcome to the Jungle, l’accueil des nouveaux arrivants était pris en charge par une équipe de quatre personnes volontaires, dont Camille Fauran faisait partie, jusque fin 2018. Elle a passé le relai en octobre dernier à Talal Rahoui, qui a rejoint la start-up pour occuper le poste de responsable de recrutement. « La société est en pleine croissance et doit embaucher. Nous avons actuellement une vingtaine de postes ouverts et nous prévoyons une trentaine de création de poste supplémentaire en France et une dizaine en Europe au cours de l’année. Il était donc devenu difficile pour les collaborateurs de prendre en charge l’onboarding, en plus de leurs missions opérationnelles », explique Talal Rahoui.
Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur
La feuille de route « onboarding » établie par Welcome to the jungle donne la marche à suivre pour chaque étape de l’intégration des nouveaux collaborateurs. A commencer par les jours précédents son arrivée. « Trois jours avant leur arrivée, nous leur envoyons un mail qui récapitule toutes les informations clés : l’adresse de nos locaux ou encore l’heure à laquelle ils sont attendus. Nous leur donnons également un lien vers notre site web dédié à l’onboarding où ils pourront avoir accès à divers renseignements : les valeurs du groupe, le rituel d’intégration, les éléments de langage, etc. », détaille Talal Rahoui. L’intégration d’un nouvel employé est également annoncée en interne sur la plateforme de communication collaborative Slack. « Nous avons créé une rubrique « bonnes nouvelles », dans laquelle nous avertissons nos collaborateurs de chaque nouvelle arrivée, en prenant soin d’indiquer le poste occupé par le futur salarié et l’équipe qu’il rejoint », indique Talal Rahoui. Le responsable de recrutement identifie également tous les besoins en amont pour permettre un accueil dans de bonnes conditions. « Il est important que le nouveau collaborateur ne se retrouve pas sans matériel ni interlocuteur lors de son premier jour », note Camille Fauran.
Un programme complet le premier jour
Le premier jour de travail, chaque nouveau collaborateur est accueilli par son manager. La journée commence par un point administratif (contrat de travail, congés payés, tickets restaurant, etc.) puis par la présentation des principaux outils de communication interne : Slack, l’outil de gestion Trello, la messagerie, l’accès au Drive partagé, etc. Talal Rahoui s’assure que le bureau dispose du matériel nécessaire et du kit d’onboarding. Ce dernier est constitué de différents éléments comme un trombinoscope de l’équipe, un livret d’accueil, un document expliquant les valeurs de l’entreprise et également quelques cadeaux : un pull « Welcome to the jungle », un cactus, un agenda et un crayon. « L’objectif est de réduire le stress lié à la prise d’une nouvelle fonction et de montrer au nouveau collaborateur que nous sommes heureux qu’il rejoigne l’entreprise », indique Camille Fauran. L’entreprise veille également au fait que la nouvelle recrue ne déjeune pas seul lors de son premier jour. Enfin, chaque nouvel arrivant se voit attribué un « parrain » au sein de l’entreprise. « Pour que les échanges soient plus libérés, le parrain et le nouveau collaborateur ne font pas partie de la même équipe », précise Talal Rahoui. Le programme de la première journée a également été revu et corrigé au fil des mois. Au départ, l’entreprise prenait par exemple en charge le transport des nouveaux arrivants. Un chauffeur VTC venait les chercher chez eux afin qu’ils n’aient pas à se soucier de leur itinéraire lors de leur premier jour de travail. « Nous nous sommes rendus compte que les personnes étaient en réalité mal à l’aise et intimidées par ce service. Cela était un peu too much et ne représentait pas nos valeurs. Nous avons donc choisi de l’abandonner », confie Camille Fauran.
Appréhender tous les métiers de l’entreprise
Lors de leur première semaine, les collaborateurs ne sont pas plongés directement dans le bain de leurs nouvelles missions. Ils prennent le temps de rencontrer les responsables de pôles et de déjeuner avec les fondateurs. « Nous prévoyons également des temps d’immersion sur les principaux métiers de notre entreprise afin qu’ils acquièrent une bonne connaissance de l’ensemble de nos activités », révèle Talal Rahoui. Chaque nouvel arrivant accompagne un commercial en rendez-vous client, participe à un tournage vidéo, à un atelier de création d’un profil sur la plateforme Welcome to the Jungle et à un autre sur la rédaction d’un article sur le site. « L’objectif est de réduire les silos entre les différents métiers, qui sont parfois assez différents, car nous sommes tous dépendants les uns des autres », explique Talal Rahoui. Un mois après l’intégration d’un nouveau collaborateur, le chargé de recrutement organise un déjeuner informel afin d’avoir son rapport d’étonnement. Deux autres rendez-vous sont également fixés 3 mois et 6 mois après l’embauche pour faire le point.
Des « promotions » de nouveaux arrivants
Welcome to the Jungle compte aujourd’hui 70 salariés. Et la start-up devrait renforcer considérablement ses troupes au cours des prochains mois. Pour fluidifier l’accueil, l’entreprise regroupe désormais les arrivées de ses nouveaux collaborateurs. « Nous organisons deux sessions d’intégration par mois afin de rationaliser l’implication des managers qui sont très sollicités dans le processus d’onboarding. Cet effet promotion est également bénéfique pour les nouveaux collaborateurs qui n’arrivent pas seuls », indique Talal Rahoui. Welcome to the Jungle a ainsi ajusté sa feuille de route en fonction de ses besoins et de sa croissance. « Certaines entreprises nous disent que nous pouvons mettre en place ce processus car nous sommes petits et que lorsque nous grandiront ce ne sera plus possible. C’est faux ! L’intégration des nouveaux collaborateurs demandent du temps et de l’investissement quel que soit la taille de l’entreprise. Si ce n’est pas dans la culture de l’entreprise et que les managers considèrent l’onboarding comme un gadget, cela ne pourra pas fonctionner », avertit Camille Fauran. Pour Welcome to the Jungle, la démarche est largement inscrite dans la culture d’entreprise. « Plus nous mettrons de l’implication dans l’intégration des nouveaux collaborateurs, plus la personne donnera en retour. C’est gagnant-gagnant », conclut Talal Rahoui.
Welcome to the jungle en chiffres
70 salariés
20 postes ouverts actuellement
Une trentaine de créations de postes prévues en 2019
Pour en savoir plus
Welcome to the Jungle a élaboré un livre blanc intitulé "Onboarding : tour d'horizon des bonnes pratiques chez Welcome to the Jungle" à retrouver sur leur site Internet. https://recruiters.welcometothejungle.co/
