La sécurité des entreprises, préoccupation majeure, requiert des solutions simples et efficaces pour garantir la protection des biens et des personnes. Tout cela, sans alourdir le parcours visiteurs. L'entrée non contrôlée sur un site expose les entreprises à des risques substantiels : intrusion, vol, agression ou même atteintes à la cybersécurité. En contrôlant l'accès et en vérifiant l'identité officielle des visiteurs, les entreprises renforcent la sécurité et leur capacité à prévenir ces incidents tout en facilitant l’accueil visiteurs.
Les titres d'identité, documents « authentiques » tels que les cartes d'identité ou les passeports, représentent la source la plus fiable de données pour vérifier l'identité d'une personne. Cette donnée est issue des services de l’État. En s'appuyant sur ces documents, les entreprises peuvent accorder un degré de confiance élevé dans les informations d’identité fournies par les visiteurs. Bien évidemment, nous connaissons tous des entreprises qui confient à leur personnel la « vérification visuelle » de la carte identité de leurs visiteurs. Vérification totalement inopérante, car difficile voire quasiment impossible d’identifier les fraudes (en hausse constante), sauf à être un expert de l’identité. C’est là que les solutions digitales entrent en jeu et apportent tout leur potentiel. Grâce à des technologies telles que les scanners ou les applications mobiles, la vérification d'identité devient simple et intuitive pour les visiteurs. Cette solution facilite leur parcours grâce à un résultat quasi instantané. En quelques secondes seulement, l'authenticité du titre d'identité peut être vérifiée, permettant un flux continu de visiteurs. Cela améliore l'expérience globale et l’image de l’entreprise au passage.
Les atouts du digital
Utiliser une solution digitale de vérification d'identité apporte plusieurs avantages clefs :
- Conformité au RGPD : une solution de vérification d'identité respecte les principes du règlement général sur la protection des données (RGPD). Les informations personnelles sont traitées de manière sécurisée et confidentielle. Finie la main courante papier (illégale), les photocopies ou la conservation à l’accueil de documents d’identité (illégales aussi).
- Plus d’erreurs de saisie : la vérification digitale de l’identité supprime les erreurs de saisie lors de la collecte des informations d’identité.
- Connaissance et suivi en temps réel des visiteurs sur site : la digitalisation de l’identité offre en temps réel un état constamment à jour des visiteurs, présents et attendus. Cela facilite notamment la gestion des alertes et de la sécurité. Une solution digitale permet d'identifier les visiteurs attendus, les visiteurs VIP ou encore les personnes présentes sur des listes noires. Cela contribue à renforcer la sécurité des sites.
- Statistiques automatiques : générer des statistiques automatiques sur l’activité du poste d’accueil, offrant ainsi une meilleure compréhension des flux et des habitudes.
- Intégration directe des données d’identité dans les applications métiers facilitant ainsi l'édition de badges d'accès ou d'autres processus internes.
- Allègement des tâches administratives : les professionnels de l'accueil voient leur charge de travail allégée (grâce à l'automatisation de la vérification d'identité). Ils se concentrent sur leur vrai métier : l'accueil et le conseil.
Mais comment fonctionne ce type de vérification digitale de l'identité ?
Une solution de vérification d'identité implique généralement des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR). Les informations lues automatiquement sont analysées pour confirmer l'authenticité du document (ou détecter les documents frauduleux). Les données collectées sont stockées de manière hyper sécurisée, en respectant le RGPD (notamment avec la purge automatique des données personnelles et de leurs traces) Selon les cas, le processus de vérification va de la simple digitalisation des données de la carte d’identité aux contrôles les plus poussés.
Pour vérifier les données d’identité, puis les rendre utilisables dans les applications métiers, il existe deux principales gammes de produits sur le marché :
- des applications associées à un scanner de documents d’identité. Ce scanner est l’outil de capture du titre d’identité et de contrôle de sa validité. Les données ainsi lues par le scanner sont transmises aux professionnels de l’accueil via une interfaces sur son PC (remontées automatiques, dans le format souhaité)
- des applications sans matériel (100 % digitales), accessibles sur smartphone ou solution mobile (tablette ou borne). Dans cette configuration, c’est le téléphone du visiteur ou la tablette mise à sa disposition à l’accueil qui sert à capter les informations d’identité. Le visiteur est guidé, avant ou pendant sa visite, à suivre des étapes très simples : capture du titre d’identité (photo), vérification des données par le logiciel, prise de selfie éventuelle (pour vérification de la photo), validation de l’identité.
Dans chacune de ces solutions, l’intérêt réside dans la capacité à digitaliser immédiatement les données et à les envoyer directement (au bon format) dans les applications du professionnel sur site (gestion des entrées, impression des badges, envoi de sms à la personne visitée, accès à l’annuaire interne, etc.). Ces solutions fournissent aux professionnels de l’accueil et de la sécurité, sans saisie, les informations dont ils ont besoin dans leur métier : alertes, statistiques de visite, listes de visiteurs, etc.
Dans le cas de sites ayant plusieurs entrées à sécuriser, ces solutions autorisent une centralisation des données en temps réel pour fournir directement une vision de l’activité des postes d’accueil.
En résumé, vérifier digitalement l’identité, dans tous les métiers, c’est un gage de qualité de l’accueil et de sécurité des biens et des personnes. Les nouvelles technologies permettent aux professionnels de la gestion du parc, aux visiteurs, de se concentrer sur leur cœur de métier, sans négliger la sécurité. C’est aussi l’unique façon de s’appuyer sur une vérification d’identité hyper rapide, fiable et accessible sans aucune formation.
L’auteur
Paul Caroly, responsable marketing et business développement pour CTMS Avec CTMS, Paul Caroly accompagne le développement de projets avec des clients et partenaires dans tous les secteurs, autour de l’entrée en relation et la connaissance clients.
