Le groupe bancaire a mené une réflexion autour de la maintenance multitechnique et des services de son nouveau siège de Bordeaux bien avant sa mise en exploitation.
Début novembre, quelques 450 salariés du Crédit Agricole Aquitaine ont élu domicile dans un bâtiment flambant neuf à Bordeaux, dans le quartier des Bassins à flot, face à la Cité du Vin. Ils ont quitté leurs anciens locaux, également situés à Bordeaux, pour rejoindre ce nouveau siège social de six étages et d’une surface de 12 260 m2. « Le précédent site était ancien et devait être rénové. De plus, l’espace commençait à être restreint. Après étude, nous avons préféré transférer les activités vers un nouveau site », informe Juliette Léard, responsable de la construction du nouveau site du Crédit Agricole Aquitaine. Le groupe bancaire a choisi de confier l’exploitation et la maintenance multitechnique du nouveau bâtiment à Dalkia. D’une durée de cinq ans, le contrat a été signé en décembre 2017, soit onze mois avant la mise en service du bâtiment. « De plus en plus de clients nous incluent dans des programmes avant leur mise en exploitation, mais il s’agit du premier projet à nous intégrer autant en amont », souligne Aurélie Brulant, chargée de clientèle chez Dalkia. Les avantages sont multiples, aussi bien pour le donneur d’ordre que le FMer. « Cela offre la possibilité de confronter le métier de la construction à celui de l’exploitation. Ce qui permet, in fine, de trouver des solutions techniques pour faciliter le travail de l’exploitant pour les 30 prochaines années et de limiter les frais d’exploitation pour le donneur d’ordre », détaille Aurélie Brulant.
Mise en place d’un BIM
Le contrat s’est décliné en plusieurs phases. La première comprenait deux volets : l’assistance fin de travaux et l’assistance maquette BIM (Building Information Modeling, ou modélisation des données relatives au bâtiment). « Nous avons décidé de concevoir le nouveau siège en intégrant une démarche BIM car cela nous permet de collecter et de gérer les données relatives au bâtiment sur tout son cycle de vie », explique Juliette Léard. Autre avantage : la maquette numérique permet de détecter les éventuels problèmes en amont. « Il s’agit d’une démarche novatrice et le siège représente un projet pilote pour la gestion immobilière patrimoniale d’Aquitaine. La mise en place d’un projet full BIM permet une meilleure maîtrise des coûts et de mieux anticiper les moyens pour entretenir le bâtiment », souligne Juliette Léard. Une des missions de Dalkia consistait à vérifier la maquette numérique conçue par le constructeur. « Pour cela, nous avons réalisé un scan 3D à l’intérieur des locaux afin de contrôler que le dessin correspondait bien à la réalité », explique Aurélie Brulant. Le FMer a également dû mettre en place un BIM exploitation, intégrant des données issues de la GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) et de la GTB (gestion technique du bâtiment). En parallèle, Dalkia a accompagné le donneur d’ordre et le constructeur en fin de chantier afin d’identifier les points qui pourraient complexifier, voire rendre impossibles, les interventions techniques. « Par exemple, sur les toitures terrasses, la circulation n’était pas adaptée aux interventions de maintenance technique. Nous avons donc travaillé en équipe projet avec le Crédit Agricole et le constructeur afin de trouver des solutions pour répondre à nos besoins en termes d’accessibilité », pointe Aurélie Brulant.
La maintenance multitechnique préparée en amont
Le contrat comprenait aussi une phase de pré-exploitation du bâtiment : états des lieux, contrôle des documents, mis en place d’outils pratiques (mobilier, outillage, équipement informatique), etc. Dans ce cadre, un responsable de site de chez Dalkia a rejoint le projet en août dernier. « Cela lui a notamment permis d’assister aux formations techniques de fin de chantier du constructeur et d’être totalement opérationnel lorsque les utilisateurs ont intégré le site », précise Aurélie Brulant. Depuis le début du mois de novembre, le responsable de site est accompagné d’un agent technique employé par l’entreprise adaptée Synergy. La société est co-traitante du contrat aux côtés de Dalkia. Le responsable de site et l’agent technique gèrent la maintenance multitechnique du bâtiment : CVCD (chauffage, ventilation, climatisation et désenfumage), électricité courant fort et courant faible, plomberie/sanitaire, système de sécurité incendie, curage de réseau etc. Ils assurent ces prestations en s’appuyant notamment sur l’interface BIM exploitation. « Le responsable de site est doté d’une tablette numérique qui lui permet de consulter la maquette BIM avant chaque intervention », souligne Juliette Léard. La maquette BIM le renseigne sur le mode opératoire à adopter et lui permet d’identifier plus facilement des besoins spécifiques (par exemple la nécessité d’utiliser un escabeau). D’ici un an, Dalkia gérera également les prestations de services relatives aux espaces verts. La mise à jour de la maquette BIM et les sauvegardes sont, quant à elles, assurées par un BIM Manager de chez Dalkia, localisé à Paris.
Plusieurs contrats pour les services aux occupants
D’ici quelques mois, le nouveau siège accueillera également de nouvelles prestations de services. Prestations qui ont, elles aussi, été réfléchies en amont. Le groupe bancaire prévoit par exemple de mettre en place un service de conciergerie courant 2019, qui fera l’objet d’un appel d’offre. « Ce service sera hébergé au sein d’un bâtiment annexe, situé à proximité du nouveau siège », précise Gilles Dumond, responsable de l’aménagement et de la conduite du changement au Crédit Agricole Aquitaine. D’une surface de 1 250 m2, ce bâtiment est actuellement en phase de réhabilitation et devrait ouvrir ses portes en 2019. Outre les prestations de conciergerie, il abritera des locaux pour le comité d’entreprise et les syndicats, des espaces pour les activités sportives, la médecine du travail et des salles de réunions. Le Crédit Agricole Aquitaine a également passé un accord avec la start-up Jooxter, qui développe une application permettant d’optimiser et de faciliter l’utilisation des espaces de travail. « Grâce à l’application, les collaborateurs pourront réserver des salles de réunions, une place de parking ou prendre connaissance des espaces disponibles sans réservation », énumère Gilles Dumont. Le Crédit Agricole Aquitaine développe également une application dédiée à la vie du site, qui donnera accès à différents services : transports, restauration, conciergerie ou encore covoiturage. Par ailleurs, l’accueil et la propreté du nouveau siège sont actuellement gérées par Samsic, dans le cadre de deux contrats distincts. Le groupe bancaire avait déjà confié ces prestations à Samsic sur l’ancien siège. « La gestion du courrier est assurée conjointement avec les équipes du Crédit Agricole et de Samsic », indique Gilles Dumond.
Le nouveau siège social du Crédit Agricole Aquitaine abrite essentiellement des fonctions supports (ressources humaines, finances, logistique), des fonctions de marketing et communication et une agence commerciale spécialisée dans les grandes entreprises du vin.
