5 conseils pour déployer la visio dans les bureaux

Depuis un an, pas un jour ne passe sans qu’une invitation par visioconférence ne soit envoyée. Loin d’être la règle avant le Covid, la visio connaît un boom phénoménal. Tout d’abord durant le premier confinement, puis de manière plus durable, avec la mise en place progressive du télétravail. « Nous assistons à une généralisation de la communication par vidéo. Avant le confinement, son usage était plutôt réservé aux grandes salles de réunion formelles », confirme Fabrice Berthelot, responsable France de Poly. Aujourd’hui, c’est partout, tout le temps. Selon une enquête publiée par Deskeo, celle-ci est actuellement utilisée par plus de 89 % des Français, 51 % s’en servant occasionnellement et 38 % très souvent. Les plateformes telles que Teams, Meet, Zoom, Slack… ont entraîné une généralisation de l’utilisation de la vidéo. Elles ont chacune vu leur volume d’utilisateurs exploser depuis des mois. Les clients ayant souscrit une formule payante chez Zoom sont passés de 641 millions fin janvier 2020 à 1 289 millions fin octobre 2020. Idem pour Google Meet : ses utilisateurs actifs quotidiens sont passés de 3 millions début mars 2020 à 100 millions fin avril 2020. Côté Microsoft, l’éditeur indiquait en octobre dernier que Teams avait atteint le cap des 115 millions d’utilisateurs actifs quotidiens. Autrefois marginale, la visioconférence au travail s’est donc définitivement imposée.

Conséquence de cette démocratisation de l’utilisation de la vidéo ? Les entreprises cherchent à adapter les espaces de travail et à multiplier les salles de réunion équipées pour la visioconférence. « La hausse de la demande est exceptionnelle », commente Fabrice Berthelot. Focus sur cinq conseils pour déployer la visio dans les bureaux.

1 L’espace

Si hier, les équipements de visioconférences se trouvaient dans des grandes salles de réunion, la demande est toute autre aujourd’hui. « Les entreprises cherchent de plus en plus à équiper de petits espaces, pas forcément réservables, pour un usage plus spontané de la vidéo, souligne Fabrice Berthelot de chez Poly. Car, et c’est nouveau, on peut désormais faire de la vidéo de façon individuelle très simplement depuis son ordinateur ». Les entreprises veulent ainsi mettre à disposition des collaborateurs des « bulles » afin qu’ils s’isolent le temps d’une visio. Côté aménagement, outre la solution technologique, prévoir un bureau ou une tablette, une assise, et surtout, un bon éclairage et une bonne acoustique ! « On voit également des projets arriver avec des salles de taille plutôt intermédiaire pour organiser le travail hybride », ajoute Fabrice Berthelot. L’heure n’est donc plus aux grandes salles de réunion formelles, mais plutôt aux espaces pouvant accueillir une, deux ou trois personnes, de manière plus informelle.

2 La simplicité d’utilisation

62 % des Français avouent avoir du mal à se servir correctement des logiciels de visioconférence. La simplicité d’utilisation apparaît clairement comme un des enjeux principaux pour le déploiement et l’adoption de la visio. « Avant la crise, la vidéo passait souvent par des plateformes dédiées, avec une infrastructure, un réseau spécifique dédié où il fallait inviter la salle, prévoir la réunion, etc. C’était assez complexe ! », commente Fabrice Berthelot. Aujourd’hui, les systèmes ont gagné en simplicité et permettent aux utilisateurs de commencer des réunions n’importe où en un minimum d’étapes. Surtout, ils sont compatibles avec les applications logicielles vidéo familières comme Google Meet, Microsoft Teams et Zoom Rooms. Ce dernier point va devenir un prérequis pour les entreprises car « la vidéo passera de plus en plus au travers de plateformes de collaboration », observe Fabrice Berthelot.

3 Le matériel

Point crucial pour une expérience de visioconférence réussie : la qualité des périphériques. Côté audio, il faudra bien sûr s’assurer d’avoir une bonne prise de son : casque, micro, système main libre… Et surtout, de pouvoir annuler les bruits environnants. Le système audio doit être sélectionné en fonction de la taille de la salle, afin que chacun puisse se faire entendre distinctement à l’aide d’une station ou de plusieurs micros. Pour les grandes salles de réunion, plusieurs points de prise de son sont ainsi à prévoir. Pour la vidéo, les progrès faits en matière de définition sont notables. « Les bandes passantes sont de plus en plus performantes, permettant d’obtenir des qualités vidéo qui n’existaient pas auparavant », confirme Fabrice Berthelot. « Il est tout à fait possible d’avoir une vidéo HD dès lors que l’on a accès à un bon réseau », poursuit-il. Pour cela, il faut tout de même se doter de caméras prévues pour un usage professionnel. Les fabricants vont en effet de plus en plus loin et proposent une qualité d’image toujours plus nette et précise. Ils proposent désormais des systèmes vidéos intégrant la 4K pour une expérience encore plus réussie, permettant de voir les expressions sur le visage et la communication non verbale, recréant ainsi une certaine proximité.

4 L’expérience utilisateur

Pour une meilleure expérience utilisateur, la technologie permet aujourd’hui de rendre les réunions dynamiques, en alternant les plans (zooms, gros plan, plan large, etc.) en fonction de la personne qui parle. Cela évite les plans fixes pendant plus d’une heure et permet d’avoir des vidéos plus immersives et de garder l’attention de tous les participants. Et pour recréer un échange de proximité, « il est bon de consacrer les 5 premières minutes d’une réunion pour échanger de manière informelle afin de retrouver les rituels que l’on a au bureau car la visio a tendance à gommer les interactions sociales informelles », conseille Fabrice Berthelot.

5 Penser hors des murs

Avec la montée en puissance du travail hybride (comprendre mi-présentiel, mi-distanciel), les collaborateurs vont continuer à pratiquer la visioconférence en télétravail. C’est donc une chose d’équiper les bureaux, mais il faut également veiller à (bien) équiper les salariés ! « L’expérience de la vidéo chez soi avec son PC et la webcam intégrée est souvent désastreuse... Si on souhaite faire cela de manière professionnelle, on a besoin d’outils de qualité », avance Fabrice Berthelot. En effet, bien souvent, les dispositifs grand public ne disposent pas d’une technologie antiparasite qui aide à la fois la personne qui s’exprime et celle qui l’écoute à se concentrer sur ce qui est dit. Demain, les travailleurs à distance vont vouloir retrouver un environnement qui se rapproche de leur expérience au bureau. Les fabricants travaillent alors sur des systèmes inspirés des grandes salles de réunion mais déclinés de manière individuelle comme les barres de collaboration, intégrant une caméra 4K avec plusieurs micros, des haut-parleurs, à positionner sur l’écran d’ordinateur.