Le flex office a le vent en poupe. C’est un des constats de l’enquête nationale menée par Deskeo, spécialiste des bureaux flexibles en France, auprès de 3978 entreprises. La majorité des répondants envisage en effet de passer prochainement au flex (55%). Mais jusqu’à maintenant, très peu d'organisations l’ont adopté (16%) et quand c'est le cas, la plupart ont opéré la transition avant 2020 (donc bien avant la crise).
Concernant le bilan de l'implémentation du flex office, il est assez mitigé. Seulement 34% des entreprises considèrent cette transition comme étant très positive avec une parfaite adaptation des équipes alors que deux tiers des répondants ont un bilan négatif ou partagé.
Quelles motivations ?
Parmi les motivations principales à franchir le pas du flex office, la réduction des coûts arrive en tête aussi bien pour celles qui sont déjà en bureaux flexibles (77 %) que pour celles qui souhaitent y passer (79 %). À la deuxième place, 60 % des entreprises plébiscitent une meilleure expérience humaine des salariés et une meilleure gestion vie professionnelle et personnelle. Enfin, la troisième motivation principale concerne à 43 % l'envie d'utiliser l'espace différemment avec davantage de salles de réunion ou d'espaces de convivialité.
Un processus complexe à mettre en place
Challenge financier, organisationnel, psychologique, technologique... Les problématiques du passage au flex office sont nombreuses. Pour 62% des entreprises déjà en flex office, l'impact humain a été le facteur le plus délicat lors de la réorganisation. Juste derrière, il s'agit sans surprise de chiffrer le projet et évaluer son coût (61% des entreprises). Enfin, la méconnaissance du processus a été un challenge pour 53% des entreprises.
Par ailleurs, le passage au flex office peut prendre du temps, surtout si le flex office n'a pas été anticipé et suffisamment communiqué en amont aux collaborateurs. Pour plus de 80% des entreprises, la période d'adaptation est inférieure à 3 mois. Pour 44 % des personnes interrogées, il a fallu aux équipes entre 1 et 3 mois pour adopter ce nouveau mode d'organisation.
Le flex office, pas pour tous
Pour les 29 % d'entreprises qui n'envisagent pas du tout de passer au flex office, c'est avant tout parce que cela ne semble pas adapté à leur activité (59%), mais également lié à un frein psychologique à plus de 55 %. Enfin, 47 % pensent qu'il s'agit juste d'un effet de mode et 43 % n'ont pas les moyens de réorganiser leurs bureaux.
« Cette année a montré toute l'importance d'une organisation flexible, capable d'adaptation et a surtout démocratisé le télétravail. Il est donc tout naturel que les entreprises se tournent vers le flex office. Cependant, cette transition n'est pas à prendre à la légère et demande de nombreuses compétences, ainsi qu'une implication des collaborateurs » Frank Zorn, co-fondateur de Deskeo.
