Quand le propriétaire a pris la décision de rénover ses locaux, la direction de Keolis, opérateur privé de transport public, n’a pas eu d’autre choix que de se lancer dans l’aventure du déménagement. L’entreprise entame alors des recherches, motivée d’abord par le critère d’accessibilité et celui du coût au m2. Après avoir exploré le 13e arrondissement de Paris et la ville de Saint-Ouen, se sont finalement des locaux situés à la Défense qui furent choisis.
Mais, dès l’annonce du déménagement, les salariés ont manifesté leur inquiétude. Les 10 minutes de marche entre la station de RER et le bâtiment leur semblaient trop importantes. Pour réussir à les embarquer dans le projet, Fanny Lamarque, directrice de l’environnement de travail a mis en place plusieurs canaux de communication. « À quelques semaines du déménagement nous avons créé une newsletter qui a fonctionné comme un compte à rebours », explique-t-elle. Les salariés ont pu y découvrir un guide de déménagement, organisé par l’entreprise Gamblin, expliquant pas à pas la démarche à suivre pour trier et empaqueter leurs affaires. Fin septembre, la DET a organisé une réunion à distance pour rappeler aux collaborateurs les dates clefs du déménagement et leur repréciser les personnes à contacter. L’occasion, aussi, de leur présenter les premières images du nouveau siège conçu par JLL et sa filiale Tetris.
S’approprier les lieux
Afin de garantir l’adhésion d’un maximum de collaborateurs au projet, l’équipe a dû s’assurer que les bureaux répondaient au mieux à leurs besoins. Un groupe de 45 ambassadeurs et ambassadrices volontaires se sont donc réunis une fois par mois pour guider les avancées tout au long du projet. « La majorité des salariés ayant répondu présents occupaient des postes d’assistance. Ils avaient l’habitude de faire le lien avec les équipes », raconte Fanny Lamarque. Ils ont également pu intervenir sur la création d’espaces tels que l’infirmerie ou la salle «jeune maman». Durant les trois derniers mois, ils ont eu l’occasion de voir le projet prendre petit à petit forme sur place et commencer à s’approprier les lieux, avant l’installation des collaborateurs, étalée sur trois jours.
Organiser le flex office
Le déménagement a aussi été l’occasion de revoir l’organisation du travail. Les salariés sont passés en flex office, avec 338 postes pour 550 personnes répartis sur 6 000 m2, soit 4 000 m2 de moins que dans les précédents locaux où les salariés avaient pour habitude de travailler à 3 ou 4 maximum dans des bureaux cloisonnés. « Cette nouvelle organisation permet de croiser des personnes qu’on ne voyait pas avant », se réjouit Fanny Lamarque. Les bureaux, organisés par quartier, sont réservables depuis une application rattachée au logiciel Teams, jusqu’à 5 jours à l’avance. « Nous avons aussi installé de nombreuses bulles et salles de réunion aussi réservables en ligne », poursuit la DET. L’équipe a aussi créé de nombreux espaces de réunion informelle avec, au centre des locaux, une grande cafétéria pouvant réunir l’ensemble des collaborateurs pour déjeuner ou assister à des réunions générales.
Deux mois après l’arrivée des collaborateurs, l’installation n’est pas totalement terminée. « Il faut tout reprendre à plat : réaffecter les bonnes personnes sur les bonnes missions, relancer les appels d’offres, recréer des process là où il n’y en a pas et les automatiser. Par exemple, nous n’avons pas encore automatisé le système de demandes d’intervention qui polluent encore nos boîtes mail, ce qui génère une empreinte carbone certaine », souligne Fanny Lamarque, qui réfléchit déjà à mettre en place une application pour centraliser tous ces process.
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