Maintenir l’activité d’une administration publique alors que 99 % de ses agents sont en télétravail… Tel est le défi à relever depuis maintenant plus de quatre semaines pour les équipes du Conseil Régional d’Île-de-France. « Notre capacité collective à répondre présent aux besoins des Franciliens dans ce contexte difficile de crise me semble reposer sur deux facteurs. D’abord, une agilité solide de notre administration grâce à l’évolution considérable des modes de travail réalisée ces quatre dernières années. Ensuite, un capital de confiance qui est bâti chaque jour davantage avec les équipes », explique en préambule Fabienne Chol, directrice générale adjointe en charge des ressources humaines du Conseil Régional d’Île-de-France. En effet, il y a quatre ans, la région a entrepris un vaste projet de transformation globale du travail avec comme point de départ, le déménagement du siège de la Région de l’autre côté du périphérique. Historiquement situé dans le 7e arrondissement de Paris, disséminé sur 11 sites dans les quartiers chics, le siège du Conseil Régional s’installe en 2018 à Saint-Ouen. En quittant des bureaux individuels et cloisonnés pour des espaces de travail ouverts et modernes, ce déménagement est alors l’occasion pour les équipes de réinventer leurs modes de travail, plus collaboratifs, agiles en plaçant la mobilité de l’agent au cœur du projet.
© Eric Laignel
Dans cette dynamique, le télétravail est donc proposé en expérimentation dès 2017 puis généralisé suite au succès de la période d’essai. Tout se joue au niveau des managers, qui s’entendent avec chaque membre de leur équipe sur la possibilité ou non de télétravailler, jusqu’à deux jours par semaine. En amont, les équipes RH ont mis en place un vaste programme d’accompagnement afin qu’ils adoptent le plus sereinement possible cette nouvelle organisation. « Le télétravail a été un formidable accélérateur de transformation managériale. Le management à distance, c’est la concrétisation du management à l’objectif. Et le management à l’objectif est une pierre angulaire du fonctionnement d’une administration en « mode projet » », commente Fabienne Chol.
Un « avant-goût » en décembre dernier
Résultat, quand l’annonce du confinement tombe le 16 mars dernier, les équipes s’organisent rapidement et efficacement. « Évidemment, les conditions ne sont pas les mêmes, le télétravail est aujourd’hui contraint et dans un contexte de confinement. Les inquiétudes sur notre santé et nos proches pèsent lourdement au quotidien, sans parler de toutes les difficultés de gestion comme les enfants à la maison. Toutefois, notre organisation a démontré une formidable agilité et une force tirée dans la résilience des équipes qui avaient déjà réussi à relever d’énormes défis, comme le télétravail continu lors de la grève des transports de décembre. Déjà, à ce moment, 98 % de nos agents avaient opté pour le télétravail, en concertation avec leurs managers, et tous les objectifs de fin d’année avaient été atteints, voire dépassés », témoigne la directrice générale adjointe en charge des ressources humaines du Conseil Régional d’Île-de-France.
Mais alors, comment garder une dynamique de collectif dans ces conditions ? « L’animation du collectif est au cœur de la nouvelle posture adoptée par les managers, répond Fabienne Chol. D’ailleurs, notre charte managériale a permis aux encadrants de définir les trois valeurs qui guident leurs actions : confiance, autonomie, sens du collectif. Nous sommes attachés aux résultats, mais aussi à la façon de les atteindre. C’est le principe de symétrie des attentions. Pour cela, nous voulons diffuser une culture bienveillante, qui repose sur la proximité entre agents et managers ».
© Hugues-Marie Duclos
Pour accompagner au mieux les managers dans leurs missions, le pôle des ressources humaines leur a envoyé une boîte à outils d’animation du collectif reposant sur 4 thèmes :
- le télétravail d’un point de vue des outils (quels outils pour se connecter, avoir accès aux applications d’agents de la région…),
- les méthodes de travail collaboratives,
- l’autonomie,
- l’intelligence collective.
« Ces outils sont l’expression de la connaissance déployée par les équipes. L’ambition est de répondre aux besoins des équipes, aux problématiques du terrain. Cela permet de sensibiliser les équipes avec des pratiques ou rituels à mettre en place pour faciliter leur travail et maintenir leurs liens. Notre état d’esprit est résolument orienté « utilisateurs ». À chaque besoin, les RH tentent d’apporter une réponse sur mesure », ajoute Fabienne Chol. La direction des ressources humaines organise également chaque lundi un call avec les 250 encadrants de la Région afin de communiquer sur l’actualité RH et échanger sur la situation. « C’est un espace de communication libre pour entendre les remontées de terrain et partager la stratégie de l’organisation », commente Ulysse Dorioz, directeur de la transformation. Face à cette digitalisation forcée des rapports, la DRH a par ailleurs créé une rubrique sur la première page de l’intranet du Conseil Régional pour « prendre le pouls de l’organisation ». Intitulée « Les agents parlent aux agents », elle permet à chaque collaborateur de s’exprimer, de poser une question, d’échanger des bonnes pratiques…
Garder le contact
Malgré une bonne organisation et accompagnement, le télétravail n’est pas toujours évident pour tous. Parmi les écueils relevés pendant les grèves, un sentiment d’isolement chez les agents était remonté après un temps long en télétravail, la webcam ne remplaçant pas les contacts humains. « Cet isolement parfois ressenti est pris très au sérieux et c’est un travail important pour les managers en plus du travail opérationnel quotidien. Un aspect sur lequel nous avons été particulièrement vigilants cette fois-ci », explique Fabienne Chol. Dans les recommandations envoyées aux managers, la DRH a ainsi indiqué de limiter le nombre de mails, préférer des appels, même très courts, de 3 à 5 minutes, afin que les agents aient bien compris la commande et qu’il n’y ait pas d’incompréhension ou de quiproquo dans les mails. « Nous avons même organisé rapidement une formation à nos managers aux bonnes pratiques des réunions à distance pour assurer la collaboration et le collectif dans ces temps de travail », ajoute Fabienne Chol. Quelques ajustements nécessaires au vu de la situation inédite, avant de retrouver le chemin de Saint-Ouen.
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