Novice lors de son arrivée en 2019 chez Aircall, Romain Lemery a appris le métier d’office manager sur le terrain. Devenu depuis workplace manager, il veille à offrir la meilleure expérience de travail aux 800 salariés de la start-up à travers le monde et dit à qui veut bien l’entendre qu’il est en train de vivre l’expérience professionnelle de sa vie. Rencontre avec un passionné.

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Votre parcours en quelques mots ?

Je viens du retail où j’ai travaillé en tant que visuel merchandiser pour diverses enseignes de la mode. Un jour, mon ancienne responsable, qui était devenue office manager chez Aircall, m’a parlé de ce métier, que je ne connaissais pas, et du milieu start-up, que je ne connaissais pas non plus car j’ai travaillé majoritairement pour des grands groupes. Jusqu’à présent, l’image de la start-up pour moi c’était celle que l’on voyait dans les films américains ! Elle cherchait un successeur pour reprendre son poste chez Aircall et je suis arrivé en septembre 2019. J’ai appris le métier sur le terrain, même s’il y avait des similitudes avec mon poste précédent où on me demandait d’être très polyvalent. Aujourd’hui mes missions vont de la gestion du bureau, à l’organisation d’évènements internes, en passant par l’aménagement des espaces de travail ou encore l’expérience employé.

 

Vous êtes passé d’office manager à workplace manager… Que signifie ce changement de poste ?

La nuance est extrêmement fine, voire quasi invisible. Avant je m’occupais du bureau de Paris, aujourd’hui je gère l’ensemble des sites dans le monde. Aircall a décidé de se développer à l’international et ma mission a été d’accompagner cette expansion. J’ai commencé par ouvrir des bureaux à Sydney, Madrid, puis Berlin, Tel Aviv, etc. Désormais, je manage deux personnes et je suis chargé de gérer l’ensemble de nos bureaux dans le monde.

 

Télétravail ou bureau tous les jours ?

J’aime beaucoup le télétravail. J’ai déménagé il n’y a pas longtemps dans ce que l’on appelle communément en Île-de-France la campagne (rires) et c’est un cadre de travail que j’affectionne beaucoup. Par ailleurs, je n’ai pas réellement besoin d’être sur site car je n’ai pas un rôle spécifiquement rattaché au bureau de Paris, je suis plus sur la partie pilotage qu’opérationnelle.  

 

La première chose que vous faites pour commencer votre journée de travail ?

Mes mails, toujours mes mails ! Que ce soit au bureau ou en télétravail. J’ai structuré mon agenda et je me suis bloqué des créneaux pour du « deep work ». Je conseille d’ailleurs à tout le monde de le faire ! Depuis le Covid, les réunions s’enchainent et je manque de temps. Je consacre donc deux créneaux fixes, un le matin et un le soir pour traiter mes mails.

 

Le travail hybride a-t-il changé votre manière d’exercer votre métier ?

Bien sûr, je n’ai pas eu d’autre choix que de revoir ma manière de travailler. Ce qui a changé c’est surtout de ne plus être physiquement au contact des collaborateurs. J’avais pour habitude de voir les 200 salariés tous les jours au bureau et d’un coup, vous ne voyez plus personne pendant plusieurs mois et vous apprenez que certains salariés ont décidé de sauter le pas et de déménager dans une autre ville. Il faut alors prioriser l’écoute de ces derniers : pourquoi ont-ils fait ce choix, qu’attendent-ils d’Aircall, veulent-ils retrouver les mêmes bénéfices que les autres salariés qui viennent au bureau (offre de sport, remboursement transport…) ? Autant de sujets sur lesquels il faut travailler et cela passe par l’écoute.

 

Sur quoi travaillez-vous actuellement ?

Je suis en train de planifier les événements pour l’ensemble de nos bureaux sur 2023. Le challenge est de créer des évènements communs, tout en tenant compte des rites et cultures de chaque pays. Mais ce qui va surtout me préoccuper en début d’année c’est le sujet télétravail qui doit être encadré. Si nous privilégions la flexibilité pour chaque équipe, nous devons travailler à une politique commune car de cela découle d’autres stratégies d’office management comme la stratégie immobilière de l’entreprise au global et par pays. Car en fonction des localisations, nous n’avons pas les mêmes types de population. Par exemple à Madrid ce sont principalement des profils techs alors qu’à Londres on va retrouver majoritairement des équipes commerciales. Ils n’ont pas les mêmes rythmes de travail au bureau : les commerciaux sont très présents au bureau, où ils retrouvent une émulation collective, alors que les techs sont en contrat de télétravail. Donc les stratégies immobilières ne vont pas forcément être les mêmes.

 

Votre projet coup de cœur ?

Nous avons ouvert un bureau à Madrid sur lequel j’ai eu la chance d’avoir carte blanche. J’ai travaillé en étroite collaboration avec une chef de projet basée sur place pour concevoir le bureau et savoir ce qu’on voulait raconter avec ce projet. Est-ce qu’on le pense comme les autres bureaux ou est-ce qu’on souhaite en faire un projet plus singulier ? Finalement, nous sommes partis des besoins et attentes des collaborateurs locaux et nous nous sommes inspirés de la ville elle-même et des lieux où se retrouvent les madrilènes. Nous avons, en quelques sortes, recréer Madrid à l’intérieur du bureau, au travers de 5 espaces qui reprennent des quartiers, des monuments emblématiques de Madrid qui symbolisent la culture locale et la façon de vivre de nos collaborateurs. C’était vraiment une belle expérience, le meilleur projet que j’ai pu réaliser jusqu’à présent chez Aircall.

 

Et un projet que vous aimeriez mener ?

Je suis passé à deux doigts de le concrétiser ! En arrivant chez Aircall, les bureaux étaient trop petits, nous n’étions pas encore en flex office ni en télétravail. J’ai alors pour mission de rechercher des bureaux plus grands. Je commence à visiter tout Paris : des bâtiments en chantier avec mon casque, mes bottes et mon gilet, des bâtiments livrés, etc. Puis un jour, je visite le bâtiment de la Poste du Louvre, à Réaumur-Sébastopol, un mastodonte de l’immobilier en pleine restructuration. Je mets un pied dans le bâtiment et j’envoie immédiatement un message au cofondateur d’Aircall en lui disant « c’est bon, j’ai trouvé ! ». Il était incroyable : l’architecture, les volumes… Commencent alors les négociations et tout se passe très bien. Mais à une semaine de signer, le Covid arrive. Tout s’arrête, tout se gèle et on perd l’opportunité d’avoir la Poste du Louvre.

 

À quoi ressemble l’environnement de travail idéal ?

Il n’est plus le même qu’avant Covid. Désormais le bureau doit être avant tout un espace de collaboration, d’échange, là où la créativité de chacun et chacune peut s’exprimer de façon exponentielle car ils s’y sentent bien. Et se sentir bien c’est avoir assez de salles de réunion, de phone booth, des bureaux bien équipés, un Wifi qui fonctionne extrêmement bien, le matériel nécessaire (deuxième écran, souris…). Et je ne parle même pas de l’aspect hygiène, santé et sécurité au travail, qui, pour moi, est un prérequis.

En télétravail, c’est différent ! Je pense que l’environnement de travail idéal est un environnement où chacun peut y trouver le meilleur équilibre de vie possible. Trouver son équilibre, trouver l’endroit où l’on veut travailler, c’est clé.

 

En parallèle de votre poste chez Aircall, vous êtes aussi impliqué dans un collectif qui organise des visites de bureaux…

Tout est parti d’une rencontre avec Audrey Barbier Litvak, CEO d’Offishall. On s’est très bien entendu et je lui ai rapidement confié que j’avais envie de voir pleins de bureaux pour s’inspirer et échanger car je suis persuadé que nous sommes tous confrontés aux mêmes enjeux mais que l’on fait chacun les choses dans notre coin. De là est né le projet Meet My Office ! On demande à des entreprises si elles veulent bien nous ouvrir leurs portes et on emmène un petit groupe de professionnels du milieu : RH, office manager, direction environnement de travail, immobilier… mais pas de prestataires ! Et ça cartonne. On a commencé avec une visite par mois. Aujourd’hui on en fait 2 par mois et le planning de réservation se remplit très vite !

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