Que ce soit pendant le confinement ou même aujourd’hui avec la mise en place d’un travail hybride, phygital, le numérique est devenu omniprésent dans la gestion des locaux et de l’expérience collaborateur. Initialement éloigné de l’informatique, les directions de l’environnement de travail se doivent de posséder certaines notions fondamentales pour s’y retrouver dans cette jungle digitale. C’est parti pour le guide du DET connecté avec Guillaume Blanc, CEO de MerciYanis.

Le Covid a été un accélérateur de la transition digitale dans nos vies personnelles comme professionnelles. Côté travail, on pense par exemple à la démocratisation d’outils de communication, comme Microsoft Teams. Cette accélération transversale à toute l’entreprise a été d’autant plus forte pour les directions de l’environnement de travail, qui n’étaient historiquement pas les plus digitalisées. Elles doivent aujourd’hui se mettre à niveau et maitriser un certain nombre de notions digitales afin de parler la même langue que leurs futurs partenaires.

Car sélectionner un logiciel n’est jamais anodin. L’étude des solutions du marché est chronophage mais aussi délicate. Cette analyse demande au DET de confronter sa vision au discours commercial du prestataire… qui promet parfois monts et merveilles. D’autant plus que le choix engage aussi l’entreprise sur du long terme, les solutions du marché fonctionnant généralement avec des abonnements et engagements annuels. À cela s’ajoute le temps de déploiement de la solution ainsi que la conduite du changement effectuée auprès des équipes.

Sans oublier le risque de cyberattaques est de plus en plus élevé. Sans tomber dans un scénario catastrophe, tout nouveau logiciel devient une nouvelle porte d’entrée à des pirates pour accéder à des données confidentielles. La question du stockage, de la sécurisation et de l’utilisation des données devient donc primordiale à gérer.

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LES INDISPENSABLES AVANT DE SE LANCER

 

On Premises vs SaaS

On classifie les logiciels dans 2 catégories. Les premiers sont dit “On Premises”, c’est à dire qu’ils sont installés sur les serveurs de l’entreprise. Ils se distinguent des logiciels SaaS, pour “Software As A Service”. Ici, l’entreprise prestataire héberge la solution et la rend accessible depuis internet, donc depuis n’importe quel navigateur.

Dans l’histoire de l’informatique, les logiciels étaient historiquement déployés “On Premises”. Mais depuis la fin des années 2000, le modèle SaaS s’est démocratisé pour devenir majoritaire. Il a été adopté grâce à une amélioration de la qualité du réseau internet, rendant l’usage en ligne possible, et par des avantages liés à son modèle. Car installer un logiciel “On Premise” implique souvent des frais cachés. Il faut une équipe informatique capable de maintenir les serveurs, d’effectuer la maintenance du logiciel ou être prêt à payer les interventions du prestataire.

Alors que la promesse du SaaS est de fournir un service clé en main. Ici, le prestataire s’occupe de la maintenance de son logiciel sans aucune intervention du prestataire. Le logiciel est mis à jour régulièrement favorisant ainsi une simplicité d’utilisation et une adéquation constante entre les besoins du DET et son outil.

La limitation du SaaS réside dans les craintes que peut avoir l’entreprise cliente autour de l’intégrité et de la sécurité des données. Il conviendra donc de s’assurer que le prestataire de service a mis en œuvre les éléments nécessaires pour sécuriser ses données. Le prestataire n’héberge pas toujours lui-même ses données mais utilise des services tiers, comme ceux du Français OVH ou bien des GAFAM (Microsoft, Amazon, Google).

 

SSO

Le terme SSO pour “Single Sign On” ou “authentification unique” est une méthode permettant à un utilisateur d'accéder à plusieurs applications informatiques en ne procédant qu'à une seule authentification. Imaginons que vous déployez dans votre entreprise un logiciel de réservation pour la cantine. La première possibilité serait de demander à chacun des collaborateurs de se créer un compte sur cette application et de choisir un mot de passe. Avec le SSO, cette gestion de l’authentification sera déléguée à un autre service, par exemple Microsoft Azur Directory qui est le plus utilisé en entreprise. Concrètement, le collaborateur se connectera avec les mêmes identifiants qu’il utilise pour se connecter sur son poste de travail. D’ailleurs, vous utilisez probablement du SSO sans vous en rendre compte, par exemple en allant sur les apps de votre smartphone et en cliquant sur le bouton “Connect with Google ou Facebook”.

Les avantages du SSO sont nombreux. Cela permet aux collaborateurs de gérer moins de mots de passe et de noms d'utilisateurs. Cela simplifie le processus d'ouverture de session sur une application car il n’y a plus besoin de saisir les identifiants à chaque fois, ils peuvent être sauvegardés. De plus, la gestion des nouveaux collaborateurs et des départs est simplifiée : il n’y a qu’une seule base de données à mettre à jour. Enfin, les risques d’hameçonnage (”phishing” en anglais) sont diminués. En revanche, en cas de perte de disponibilité, les utilisateurs sont bloqués sur tous les systèmes connectés au SSO. De plus, si un utilisateur non autorisé obtient l'accès, il pourrait avoir accès à plusieurs applications.

 

APIs

Une API (application programming interface ou « interface de programmation d'application ») est une interface logicielle qui permet de « connecter » un logiciel à un autre logiciel afin d'échanger des données. Cette capacité de se partager de la donnée est un vrai changement de paradigme. À l’époque, les solutions étaient fermées, propriétaires. En choisissant un logiciel ou un constructeur d’équipement vous deveniez dépendant de ce dernier. Si vous aviez besoin de la donnée pour un usage qui n’avait pas été pensé, vous deveniez dépendant de la bonne volonté de votre prestataire pour qu’il la développe. Les logiciels présentaient ainsi un fort risque de devenir des usines à gaz peu évolutives.

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Aujourd’hui, les éditeurs peuvent se spécialiser pour proposer le meilleur service sur une verticale. Si jamais le client a besoin de la donnée du logiciel pour un autre usage, il pourra venir créer cette connexion entre les outils.

En choisissant des logiciels qui ont des APIs, les DET ouvrent les portes pour de futurs besoins et maximisez potentiellement le ROI d’une solution. Il faudra néanmoins être conscients que créer des “connecteurs” implique régulièrement des coûts de développement ou d’abonnement. Même si dans la pratique certains outils comme Zapier permettent de créer ces connecteurs sans coder, dans la réalité, ce sont souvent les éditeurs qui les conçoivent pour des raisons de performance et de sécurité des données.

Aussi, créer des intégrations entre trop d’outils peut devenir un sac de noeuds : il faut avoir une vraie stratégie, comme par exemple de déployer un BOS.

 

BOS

Derrière ce terme se trouve une nouvelle fois un acronyme anglais pour “Building Operating System”. Voyez cela comme une base de données qui centralise et unifie toutes les informations du bâtiment. En déployant un BOS, le DET se construit un actif sur du long terme car la donnée aujourd’hui stockée pourra demain avoir des usages encore inconnus (comme utiliser un moteur d’intelligence artificielle pour anticiper les besoins dans son bâtiment). Demander à son prestataire de déverser ses données dans un BOS peut être une stratégie intéressante car cela permet à tous les autres services de récupérer de la donnée sans avoir à créer d’intégrations avec d’autres services.

 

RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles dans l’Union Européenne. Il s’applique à toute organisation, publique et privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non, dès lors :

- qu’elle est établie sur le territoire de l’Union européenne,

- que son activité cible directement des résidents européens.

Mais qu’est-ce qu’une donnée personnelle ? D’après le RGPD, il s’agit de « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». On peut l’identifier directement (nom, prénom, etc.) ou indirectement (numéro de téléphone, image, données biométriques, etc.).

En tant que DET, vous avez probablement déjà accès à des données personnelles avec la gestion des badges, de la flotte automobile, des archives… En choisissant un outil vous devez donc vérifier quelles données sont stockées, comment elles seront utilisées et quelle en sera la finalité. Pour les accompagner dans ces démarches, de plus en plus d’entreprises nomment un Délégué à la Protection des Données.

 

IoT

L’Internet Of Things ou l’internet des objets en français est un terme qui regroupe les capteurs et objets connectés capables de communiquer entre eux ou avec des logiciels via internet. En pratique, ces objets utilisent différents réseaux, du Bluetooth au Wifi en passant par des réseaux basses fréquences comme Sigfox, Lora ou bientôt la 5G.

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L’IoT a été démocratisé auprès du grand public avec des objets du quotidien comme des montres, balances, enceintes ou autres objets connectés pour la maison. Si dans le monde de l’entreprise la logistique est le secteur où l’IoT est le plus déployé, l’environnement de travail n’est pas en reste. En effet, les capteurs trouvent une place toute particulière pour faire de la maintenance connectée (voire prédictive), mais aussi pour faire de la mesure de la consommation, de l’occupation ou bien digitaliser les prestations de propreté.

Quelques conseils avant de se lancer dans le déploiement d’un projet

Tout d’abord, clarifiez bien le problème ou le besoin : quelles seront les parties prenantes, quelles sont les particularités de mon organisation, de mon bâtiment ? Ensuite, demandez-vous quel doit être le retour sur investissement : dois-je réduire un coût, est-ce que je cherche une amélioration de la satisfaction collaborateur ? Puis comment allez-vous mesurer ce retour sur investissement ? Pour une réduction de coût cela peut être une comparaison avec des données de l’année précédente, pour de la satisfaction cela peut passer par une enquête auprès des collaborateurs, etc.

L’idéal est de faire un pilote avant de vous engager. Pour cela, choisissez un périmètre représentatif d’un déploiement global, mais aussi suffisamment ambitieux pour pouvoir tester la qualité de votre prestataire et obtenir assez de données pour prendre une décision. À ce sujet, il est conseillé de déterminer en amont les critères de réussite. Cela permettra d’éviter toute subjectivité ou justification pour valider ou non le déploiement de la solution.

Dernier conseil, communiquez et soyez pédagogues. Que ce soit au sein de votre équipe ou avec les collaborateurs, les changements d’habitudes peuvent bousculer le quotidien d’une entreprise. En contextualisant le projet et en expliquant son objectif, vous maximiserez l’engagement des équipes.

Cette liste n’est bien sûr pas exhaustive et est de nature à évoluer : les futurs acronymes anglais qui apparaîtront dans la prochaine mise à jour de ce guide n’existent sûrement pas encore… C’est ce qui rend le numérique aussi passionnant !

 

L’auteur

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Guillaume Blanc est CEO et co-fondateur de MerciYanis, entreprise créée en 2019 par trois ingénieurs en informatique originaires d’Aveyron. Membre de l’IoT Valley à Toulouse et de l’accélérateur 50 Partners à Paris, elle développe une plateforme de gestion des incidents et de la propreté. Elle permet aux responsables de l’environnement de travail de diminuer les incidents dans les locaux pour délivrer une expérience collaborateur optimale. Guillaume est également membre du Club Digital de l'IDET.

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