Workplace Magazine n°288 © DR
Fini le chantier, les déménagements, les périodes dans l'espace de transition pour les collaborateurs du siège parisien du Club Med. Et fini le stress pour Laurent Milor, DET de l'entreprise de tourisme, qui peut enfin souffler. « Ce genre de projet n'est jamais un long fleuve tranquille, sourit-il, mais je suis satisfait du résultat. En 22 ans de carrière dans cette entreprise aux services généraux, c'est la première fois que j'ai eu affaire à un challenge de cette taille. » Le projet avait de quoi donner du fil à retordre au DET. Entre un réaménagement en site occupé, une nouvelle organisation des équipes dans le bâtiment et la construction d'un espace de convivialité, l'enjeu était réel.
Tout est parti d'un sondage GO Voice envoyé aux 800 salariés du site par les ressources humaines en 2017. Deux éléments d'insatisfaction ressortent nettement : l'absence d'un espace commun de convivialité et le manque de fluidité technique et humaine dans les aménagements. Les salariés attendent clairement des surfaces de travail permettant aisément la rencontre, les échanges, le dialogue. Dans ce contexte, rebattre les cartes est nécessaire. La direction saisit l'opportunité de sortie de bail pour donner le feu vert au projet.
40 % des effectifs en flex office
Laurent Milor, soutenu par sa direction RH, prend le défi à cœur. « Dès le départ, nous avons travaillé avec l'équipe projet interne, le propriétaire du bâtiment Icade et Kardham (agence d'architecture, ndlr), pour répondre aux attentes des collaborateurs qui ont été exprimées lors d'ateliers collaboratifs. Nous savions que pour créer cette zone de détente collective, qui s'annonçait comme le grand défi du projet, il allait falloir opérer une transformation des espaces à tous les étages. » Après un important travail de benchmarking, ponctué, entre autres, de visites de sites de grandes entreprises et de visualisation d'immeubles sur plan, Laurent Milor pose les briques du projet. « Pour modifier le flux dans l'immeuble, il fallait casser l'ensemble des bureaux fermés et repenser la répartition des collaborateurs au sein des différents espaces. Auparavant, nous fonctionnions en silos. Les salariés restaient dans leur périmètre sans explorer l'ensemble du bâtiment. Il y avait très peu de déplacements. Les rencontres et les échanges n'avaient pas lieu. » L'évolution vers du flex office se présente comme une évidence. En fonction des affinités professionnelles, des manières de travailler et des besoins, une nouvelle répartition des services est opérée. Certains changent de niveau et s'installent, le temps des travaux, sur une zone temporaire se trouvant à proximité. Les étages sont livrés un par un, tous les deux mois. Aujourd'hui, 40 % des collaborateurs travaillent en flex au siège du Club Med.
1 2 3 L'espace de convivialité (intérieur et extérieur) qui vient d'être livré. 4 Une des salles de réunion pouvant accueillir jusqu'à 50 personnes. 5 Sur chaque palier, des objets iconiques sont exposés.
Démultiplication des salles de réunion
Pour répondre aux attentes des salariés, un autre gros chantier à entreprendre était la multiplication du nombre de salles de réunion, jugées peu adaptées et trop rares. « Avec la nouvelle organisation des espaces et le décloisonnement permis par le flex office, nous avons considérablement augmenté le nombre de salles de réunion : de deux ou trois par étage, nous sommes passés à 28-29. C'est une évolution considérable et très confortable. »
Au total, le site compte désormais 130 salles de réunion, pouvant accueillir entre une et 50 personnes. Ce sont les collaborateurs qui en ont dimensionné la taille et le nombre. Autre évolution : ces salles sont dotées d'un système de réservation conçu par Deya et sont quasiment toutes équipées de la visioconférence. « Le Club Med est présent sur tous les continents, rappelle le DET du groupe. Avoir une bonne connexion avec les autres pays est primordiale. Cela permet non seulement de limiter ses déplacements dans les bureaux à l'étranger et donc réduire sa consommation énergétique mais aussi d'avoir une communication à distance de qualité. » À propos de communication... La transformation des espaces de travail a aussi touché la téléphonie. L'installation d'un logiciel de softphone dans tout l'immeuble n'est pas passée inaperçue. Désormais, au Club Med, on passe ses appels depuis son ordinateur. Les téléphones fixes ont disparu des bureaux. « Avec une population de salariés très mobiles et, à nouveau, une présence internationale, cette solution est adaptée, explique Laurent Milor. Elle va de pair avec la flexibilité des aménagements et le déploiement des outils digitaux.»
Ne pas faire un village de vacances
Côté décoration, rien d'extravagant. L'identité de la marque Club Med se reflète discrètement, par clins d'œil. « Nous ne voulions pas faire un village de vacances, détaille le DET. C'est évidemment ce qu'on sait faire, mais pour des bureaux du secteur tertiaire, l'approche est différente. Il fallait trouver un juste milieu. C'est l'agence Prost, avec qui nous avons l'habitude de travailler, qui nous a accompagnés.» À chaque étage, son thème : les sommets, les lagons, les océans, etc. Ils se caractérisent par les couleurs, le choix de la moquette, les cloisonnettes, les dessus des caissons, mais aussi dans les objets iconiques exposés qui viennent directement des pays où les resorts Club Med sont implantés.
Enfin, la pièce manquante au puzzle, l'espace de convivialité, vient tout juste d'être livré. Un lieu pour réunir qui se veut agréable, idéal pour organiser des événements ou simplement prendre une pause et se changer les idées. C'est un complément aux deux tisaneries présentes à chaque étage, où le café fourni par Braam est désormais gratuit et en libre-service. Cette livraison clôture cette année marathon pour Laurent Milor, de transformations pour l'entreprise et de nouvelle organisation pour les salariés... qui peuvent maintenant en profiter.
