Le contexte sanitaire aura propulsé le home office en nouvelle donne des organisations de travail. Rendre sa pratique efficace, pour l’entreprise et ses équipes, s’inscrit aujourd’hui dans une dynamique de transformation globale, à la fois managériale, immobilière et workplace. Le succès de cette triple transformation est conditionné par une gestion performante et rigoureuse du changement à tous les niveaux de l’entreprise.

Étendu à toutes catégories d’organisations, de la start-up à la multinationale, des institutions aux collectivités, le télétravail aura fait un pas de géant en cette période inédite de confinement. Sa pratique généralisée aura contribué à faire tomber certains tabous quant à ses bénéfices et son efficacité, pourvu qu’elle soit gérée dans sa globalité et sur la durée, et non réduite aux expériences vécues en conditions d’urgence. Appelée à perdurer de façon consentie et mesurée, elle représente aujourd’hui une brique essentielle de l’hybridation de l’espace de travail, mais également un levier de compétitivité pour toute entreprise soucieuse d’aborder le « nouveau monde du travail » à l’œuvre dans le tertiaire. « Le télétravail est en effet un accélérateur de l’évolution vers le nouveau monde du travail, observe Xavier Orts, CEO de la société de conseil Aremis. Cette tendance répond non seulement aux nouveaux enjeux de mobilité et d’agilité organisationnelle, mais également à un contexte de concurrence accrue sur le front des talents, qu’il faut désormais séduire et fidéliser à travers des environnements flexibles et attractifs, des expériences et des services innovants. » Soumise à de multiples facteurs qui redéfinissent son cadre traditionnel, l’entreprise est invitée à revoir la copie de son organisation pour se mettre au diapason des nouveaux besoins et usages des collaborateurs. « Une transition qui mérite l’instauration de bonnes pratiques, le recours à des technologies éprouvées et des ajustements réguliers, les désidératas évoluant en permanence », estime le responsable d’Aremis, qui accompagne depuis plus de 25 ans les entreprises dans l’optimisation continue de l’environnement de travail. « S’il n’existe pas de modèle universel, il est toutefois nécessaire d’aborder l’environnement de travail, le management et l’immobilier selon une approche coordonnée, ces composantes étant indissociables d’une transition réussie. »

Faire converger les intérêts de tous

Concentré, hypercentralisé, le bureau tel qu’on le connaissait doit désormais redistribuer l’espace, ouvrir ses frontières au domicile et aux tiers-lieux, favoriser les modes de travail hybrides, interactionnels, mêler espaces de concentration, d’innovation, de travail en équipe. « Quelle que soit la configuration, il faut garder en tête que le bureau n’est plus un lieu de travail unique mais pluriel, axé sur le lien social et le service, poursuit Xavier Orts. Réinventer le bureau, c’est (re)donner envie aux salariés d’y travailler et réallouer l’économie des mètres carrés à un environnement plus attrayant, stimulant, efficace et collaboratif. » Pour Aremis, arborer une silhouette plus avenante ne peut se soustraire à une stratégie managériale cohérente, essentielle dans l’accompagnement au changement et la fédération des ressources, en présentiel comme à distance. « Si la mise en place du télétravail est quelque chose d’acquis par la plupart des décideurs et des salariés, la convergence des intérêts de toutes les parties prenantes sera déterminante pour en contrer les effets pervers. Et pour cause, on ne supervise pas des équipes à distance comme on le ferait localement. Il est nécessaire pour cela d’amorcer de nouveaux protocoles de partage des espaces mais surtout de management par objectif, qui impliquent un haut niveau d’autonomie et de confiance. Cette orchestration exige l’engagement et l’exemple de tous les niveaux de management avec une gestion de changement soutenue et des ajustements réguliers. »

personna.jpg
Xavier Orts, CEO de la société de conseil Aremis

La data : clé de compréhension des nouveaux usages

Comme toute nouvelle approche du travail, son efficience dépendra naturellement des solutions technologiques à disposition, mais surtout de leur acculturation, pour ne laisser personne à quai. S’il est impératif de former managers et salariés aux outils d’animation à distance, exploiter des moyens digitaux aux points de fréquentation stratégiques du bâtiment facilitera également une analyse plus fine, l’anticipation des besoins, une réponse servicielle réactive et adaptée. « En outre, l’adéquation du workplace aux besoins réels de l’organisation doit être constamment mesurée, en se basant sur des données à la fois quantitatives et qualitatives », plaide Xavier Orts, L’exploitation fine de données quantitatives telles que les accès badge, à renfort de capteurs déployés dans les zones de flux, de collaboration ou de réunion, contribuera ainsi à accorder les violons des décideurs, DET, managers, RH, salariés, sur l’agenda en présentiel à adopter ou à réguler suivant les taux d’occupation constatés. Plus délicate à relever, mais tout aussi cruciale dans la gestion du changement, la perception de l’environnement de travail par les occupants pourra quant à elle se mesurer par différents leviers, via de l’immersion ou des questionnaires d’évaluation. « Dans ce domaine, l’indice Leesman offre une mesure éclairée de l’expérience des collaborateurs, constate le responsable. En résultent des données objectivables qui permettent de comprendre si l’environnement de travail correspond aux activités de chacun, si les solutions sont pertinentes ou illusoires. » Appuyée sur l’analyse digitale sans sacrifier à la perception humaine, cette démarche sera pour Aremis la clé d’une organisation future plus performante. En jeu, pour les entreprises, leur capacité à s’adapter à un rythme souvent très rapide du monde du travail, à développer constamment le sentiment d’appartenance et leur attractivité. 

Avec plus de 120 experts et plus de 20 ans d’expérience, Aremis est le spécialiste européen du conseil, des services et des technologies de gestion de l’immobilier et de l’environnement de travail. Établi en France, Belgique, Suisse et Luxembourg, le groupe est spécialisé dans la gestion et l’optimisation constante de l’immobilier, des espaces de travail, des services aux bâtiments et aux occupants.

  •  Nombre moyen de jours de télétravail autorisés pré-covid : 1,3
  • Nombre moyen de jours de télétravail autorisés post-covid : 2,5
  • Mode d’affectation d’espace pré-covid : 50 % attribué, 50 % partagé
  • 55 % ont déjà annoncé une réduction de leur empreinte immobilière
  • 50 % ont commencé à communiquer sur les normes de télétravail post-covid Les futurs dispositifs de partage et d’allocation d’espace varient ou sont encore incertains

www.aremis.com/fr