Qui mieux que le DET pour prétendre à une vision concrète et analytique des process et des usages qui trament l'environnement de travail? Quelle meilleure façon de soutenir sa gouvernance, d'approfondir sa connaissance et d'en tirer les projets d'aménagement qui s'im­posent, qu'en le digitalisant? En dotant le workplace d'un référentiel unique, c'est toute la donnée qui prend vie pour délivrer une information fiable, qualitative et partagée, au bénéfice de l'occupant et de la performance de l'entreprise. 

Direction, finance, informatique, ressources humaines, représentants du personnel, prestataires FM ... , parer à l'ur­gence de la mise en place du protocole sanitaire aura exigé la mobilisation de tout l'écosys­tème de l'entreprise, pour agir de concert, chacun dans son champ d'expertise, en faveur de la réorganisation des modes de travail, la protection et la santé des salariés. Accélérant les transformations à l'œuvre en matière de mobilité, de tra­vail à distance, de solutions digitales, de flex-office et de services, cette période iné­dite aura également remis en lumière la vocation du work­place : un terrain agile et évo­lutif de nouveaux process et d'usages, nécessitant en cou­lisse l'apport de données per­mettant de réagir rapide­ment et pertinemment dans la mise en œuvre de scéna­rii d'aménagement. « Pour­tant, peu de systèmes se focali­saient jusque-là sur les atouts de l'analyse de l'environnement de travail », observe toutefois Anne Farhane, cofondatrice et directrice des opérations de l'entreprise Surfy, à l'origine d'un logiciel de digitalisation pour rendre agile la gestion et le pilotage de l'environnement de travail. Freins à la digitali­sation, réticence au change­ment, l'ancienne DET balaie les préjugés : « Et pour cause, on ne gère bien que ce que l'on mesure et ce qui ne se mesure pas, n'existe pas! Il était donc fondamental de redonner ses lettres de noblesse à l'environ­nement de travail, une fonc­tion support essentielle dans la quantification et la qualité des données, et in fine, dans la performance économique de l'entreprise et l'expérience utilisateur.» 

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Anne Farhane, cofondatrice et directrice des opérations de l'entreprise Surfy. 

Un support de la chaîne de valeur

Réaménager un étage complet en espace de travail ouvert, organiser les services d'accueil ou de courrier, tenir à jour la liste des occupants et leur affectation, faire le point sur la maintenance des équipements de toute nature ... , ce qui requérait hier un délai considérable dans la mobilisation des services et des informations, s'effectue désor­mais en deux temps trois mou­vements : « En quelques clics, le DET visualise les plans en 2D ou 3D du référentiel, peut les modifier, les partager, encou­rager une action ou un projet sur la base des données fiables des espaces concernés, détaille la responsable de Surfy. Dès lors, une multitude de possibili­tés s'offrent à lui, des protocoles sanitaires au besoin d'organisa­tion physique des équipes dans les locaux professionnels ... Au final, la digitalisation de l'envi­ronnement de travail est ce que l'utilisateur en fait. » Allié de la flexibilité attendue dans le bâtiment, levier de délégation des tâches et d'instauration de bonnes pratiques, le référen­tiel se lit comme un livre ouvert pour qui décide d'en tirer parti: mesure de QVT pour les RH, support de communication interne auprès des occupants (réservation de salle, livret d'accueil physique ou digital...), data centralisée et actualisée pour le gestionnaire de don­nées, reportings et simplifica­tion des process décisionnels, clés de répartition financière pour le contrôle de gestion ... , internes comme externes, toutes les parties prenantes du workplace sont embarquées. « Piloter un ensemble de don­nées centralisées et actualisées en permanence, c'est pouvoir délivrer la bonne informa­tion, à la bonne personne, à tout moment, souligne Anne Farhane, qui rappelle le carac­tère interopérable de la solu­tion avec les nombreux services digitaux et objets connectés qui arrivent sur le marché: une solution de digitalisation se doit d'être en phase avec l'éco­système pour être le référentiel des informations qu'elle met à jour, redistribue et coordonne. 

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Une démarche pérenne

Appui à la co-construction, catalyseur de décisions, le digi­tal workplace participe ainsi de sa propre autonomie de fonc­tionnement dans la compré­hension et l'orchestration des besoins. Référence précieuse des « chirurgiens » du bâtiment, il en devient le psychologue, garant d'une analyse élargie et éclairée des êtres et des objets qui l'animent. « Là où la mise en œuvre de projets peut vite s'avérer cacophonique et chro­nophage, disposer de toutes les données de gestion et des plans à jour simplifie les process, pour­suit Anne Farhane. Mais atten­tion, simplifier n'est pas « sim­pliste » ! Cette démarche vise au contraire à renforcer la maîtrise du périmètre du manager, la qualité de sa perception, ainsi que celle des acteurs qui parti­cipent à la gestion de l'environ­nement de travail. » Pour l'ini­tiatrice de Surfy, le bénéfice ne sera pas qu'économique: « De centre de coût à centre de valeur, l'environnement de tra­vail digitalisé se mue en archi­tecte du bien-être, de l'adhésion des occupants, de la fédération des équipes, de l'amélioration des compétences, de l'image et de la performance de l'entre­prise ... , autant d'apports de valeur immatérielle et d'in­vestissement pour l'avenir. » Concentrées de paramètres, reste aux solutions digitales d'évoluer, elles-aussi, suivant les promesses technologiques et les nouveaux enjeux, vers toujours plus de prédiction des meilleurs scenarii possibles, dans un environnement jamais à cours de nouveaux défis. 

TÉMOIGNAGE DE FLOWBIRD, SERVICE DE PAIEMENT DU STATIONNEMENT PAR MOBILE, QUI A INTÉGRÉ SURFY EN 2020 

« L'occupation de l'environnement de travail était auparavant gérée à partir d'Autocad, un outil de concep­tion plus qu'une solution adaptée à la gestion des espaces. Pour nous, le premier atout a concerné la ges­tion des centres de coût: là où l'on passait auparavant trois semaines pour établir « qui occupait quoi », la question a été réglée en un clic; un réel bénéfice en termes de ROI. L'outil apporte également d'autres facilités, telles qu'une visibilité performante à l'instant T sur les places libres grâce aux indicateurs de ges­tion du bâtiment. Au départ, nous pensions que nous devions pousser les murs pour créer de nouveaux postes de travail, mais Surfy nous a démontré que les bâtiments étaient sous-occupés. Enfin, nous avons pu constater la performance de l'outil sur l'aménagement des espaces avec un architecte, ou encore pour les appels d'offres, pour le nettoyage notamment, l'outil communiquant tous les ratios de sol (nature des sols, périmètre, etc.). En plus d'un mapping de sécurité (sécurité incendie, gestion de la sécurité en label­lisation bancaire ... ), nous avons pu mettre en place des monographies techniques pour les équipements, et pas seulement le mobilier, remplaçant nos bases de données xis ... : une vraie source d'amélioration dans la gestion de l'occupation des espaces de travail. » 

QUI SOMMES-NOUS? 

Créée en 2015, Surfy est une solution digitale qui a pour objectif de résoudre une problématique: 
« Comment optimiser la gestion de l'environnement de travail en toute autonomie et promouvoir cette activité?» 
C'est ainsi qu'est né le projet Surfy, et avec lui, le début d'une belle aventure pour notre équipe. 
Une équipe expérimentée, constituée de profils aux compétences multiples, qui transmet aux gestionnaires de l'envi­ronnement de travail avec Surfy les moyens de piloter leur activité opérationnelle et prévisionnelle avec précision et mesure, de manager les équipes comme les projets et de faire vivre les espaces de travail avec efficacité et sérénité.

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