Vous avez survécu au séisme culturel provoqué par les technologies numériques et digéré les nouvelles pratiques managériales induites par le nomadisme des collaborateurs. Autant être prévenus, vous allez aimer cette autre lame de fond, celle du flex-office, révolution déjà bien amorcée avec les IOT (objets connectés). Si leur utilisation se généralise, heureusement, elle se simplifie aussi grâce au développement de suites logicielles pointues dédiées à l’immobilier tertiaire.

De plus en plus d’entreprises adoptent le flex-office. Les postes de travail ne seraient occupés qu’entre 50 et 60% du temps et la tendance va crescendo : entre coworking et télétravail, environ 25 % des actifs franciliens pourraient travailler à distance à l’horizon 2030, selon l’Observatoire régional de l’immobilier d’entreprise.
Autant de postes vacants nécessitant une réor-  ganisation spatiale facilement rentabilisée grâce aux IOT, ou à la lecture par flash code. De 30 à 50% des surfaces inoccupées sont ainsi optimisées avec l’appui d’éditeurs d’applications logicielles. « Nombres d’entreprises, investisseurs ou gestionnaires, mettent les bouchées doubles pour s’équiper en solutions logicielles permettant de mieux gérer les aspects du quotidien de leurs collaborateurs ou clients, les libérant de toutes les contraintes non liées directement à leur métier. Les interactions entre utilisateurs et entre objets connectés eux-mêmes, sont gérées par des systèmes intelligents, au travers d’applications spécialement paramétrées et dédiées au marché de l’immobilier tertiaire. Notre Plateforme iPorta, quant à elle, va bien au delà de la courante gestion de demandes d’interventions, souligne Gérald Horlande, Directeur général délégué de la société iPORTA du Groupe VISIATIV.

Le couteau suisse du facility manager

Pour le facility manager et l’exploitant d’un site, la Plateforme iPorta fonctionne comme un couteau suisse offrant une suite logicielle collaborative et modulable qui s’ouvre aux prestataires gravitant autour de l’entreprise et de ses collaborateurs. Au delà de la simple réservation de poste de travail, l’utilisateur a souvent besoin de services annexes : restauration, pause-café, traduction, véhicule de service, que le logiciel sait intégrer et facturer. « Par exemple, la Plateforme iPorta fournit un éventail de modules complémentaires entre eux, allant de la gestion des interventions, la demande de réservations d’une salle, la gestion de l’accueil et la gestion de la conciergerie. L’intégration de ses applications ou « apps » dans l’intranet de l’entreprise peut être transparente et la prise en main est très rapide et implicite. »

« Les interactions entre utilisateurs et entre objets connectés eux-mêmes, sont gérées par des systèmes intelligents, au travers d’applications spécialement paramétrées et dédiées au marché de l’immobilier tertiaire. »

Gérald Horlande, directeur général d’iPorta.

Simple, rapide et d’une totale traçabilité

Pour les utilisateurs hébergés, la réservation d’un poste de travail et l’accès aux fonctionnalités se font à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur, avec un code fournit par l’entreprise qui s’est dotée de la solution logicielle. L’application permet de voir en temps réel, au travers du plan du site, l’occupation des espaces, de choisir son poste de travail et son créneau horaire. Toute demande est tracée jusqu’à sa validation finale. L’identification de la personne sur les lieux, s’effectue par un QR Code flashé avec l’application mobile ou un système de détection de présence. Confirmée instantanément, l’occupation du poste de travail et/ou de la salle de réunion est automatiquement répercutée sur le logiciel de facturation auprès du service gestionnaire en fonction du check-in et du check-out. « Quelque soit le procédé choisi, différents modes de validation peuvent être proposés selon qu’il s’agit d’une simple réservation ou d’une réservation nécessitant l’aval d’un manager, précise Gérald Horlande. Le point fort de notre solution est cette aptitude à faire du sur-mesure en fonction des besoins de chacun de nos clients. »

Une exploitation plus fine

L’outil permet de réaliser des enquêtes de satisfaction et d’accroître ainsi la qualité du service rendu en pilotant plus finement les contrats de service des prestataires et l’exploitation des lieux. Réservations et dysfonctionnements de l’environnement de travail sont réalisés facilement à partir de smartphones. Les exploitants en sont immédiatement informés et peuvent ainsi offrir une meilleure qualité de services. La Plateforme leur permet de suivre au plus près le fonctionnement des locaux. Des indicateurs constituent une véritable solution de pilotage pour adapter les locaux en fonction des usages qui en sont faits. En traitant les demandes sans recours à un centre d’appels et en les répercutant automatiquement vers les bons opérants, les entreprises réalisent avec la Plateforme iPorta un gain financier considérable.