Flex office, espaces végétalisés ou mobilier, les entreprises veulent que leurs espaces de travail reflètent leur culture et leur mode de management. Par manque de temps ou de ressources internes, les directions immobilières n’hésitent désormais plus à externaliser leurs grands projets d’aménagement au profit de cabinets.

Deuxième poste de coûts au sein des entreprises après les salaires, l’immobilier est une fonction stratégique de l’entreprise qui évolue dans un contexte réglementaire de plus en plus ardu avec des contraintes environnementales importantes. Les directions immobilières sont aujourd’hui plus proches de la direction générale et participent activement à la réduction des coûts et la performance du business de l’entreprise. Cette mutation de la fonction requiert davantage de polyvalence dans le profil des directeurs immobiliers. C’est pourquoi ces derniers n’hésitent plus à outsourcer certains pans de leur activité pour pouvoir se concentrer sur leur coeur de métier et aller chercher des compétences à l’exterieur par manque de ressources en interne.

« Nous sommes en quelque sorte le chef d’orchestre du projet au service de l’utilisateur »

Juliette Marmissolle- Daguerre, CEO et fondatrice de Shift In

Externaliser : un partenariat avec ses prestataires

Il n’existe pas de modèle d’externalisation unique. « Chaque entreprise a une culture différente et des habitudes particulières quand il s’agit de déléguer. En revanche, pour qu’un contrat fonctionne correctement il est impératif que l’ensemble des acteurs concernés soient impliqués dans un dialogue constructif allant de la phase de préparation à la mise en oeuvre opérationnelle. », témoigne un DET dans un livre blanc sur les bonnes pratiques de l’externalisation*. Pour assurer le succès d’un projet d’aménagement de bureaux, le prestataire doit être impliqué le plus en amont possible et travailler de concert avec la direction générale tout en assurant par la suite l’implication des différents métiers de l’entreprise. Il s’agit également de connaître au mieux la culture de celle-ci afin de pouvoir la traduire dans l’aménagement des bureaux. « L’entreprise écrit sa partition: ses enjeux (en terme d’image, de RH, …), ses besoins et enfin son timing. Nous participons ensuite à la conception comme directeur artistique et battons la mesure. Nous sommes en quelque sorte le chef d’orchestre du projet au service de l’utilisateur, explique Juliette Marmissolle-Daguerre, CEO et fondatrice de Shift In, société spécialisée dans les projets de direction immobilière externalisé créée en 2013. Et pour cela, nous nous attachons à connaître la culture d’entreprise : quel est son type de management, ses modes de décision, …? Et parce que nous comprenons les enjeux, nous défendons les intérêts de celles-ci comme s’ils étaient les nôtres». Pour répondre au mieux aux besoins de ses clients, Shift In s’appuie sur une dizaine de collaborateurs venus de divers horizons (juristes, architectes d’intérieur, profils d’école de commerce ou logisticiens). «Une équipe pluridisciplinaire avec une diversité de parcours qui permet de pouvoir aborder un projet dans son ensemble », souligne la CEO. Ainsi, le cabinet accompagne les directions immobilières de toutes tailles (de la ETI au grand compte) dans tous les secteurs d’activités sur des grands projets.

Pouvoir de négociation et gain de temps

Externaliser, c’est aussi déléguer et donc gagner du temps afin de pouvoir se reconcentrer sur son coeur de métier. «Nous assumons tout ce qui ressort de la concertation et de la négociation avec les prestataires. L’entreprise peut alors se concentrer sur son coeur de métier», souligne la CEO de Shift In. Finies les réunions de concertation et les mises au point du projet qui durent des heures, Shift In fait du «project management» et s’assure auprès des différents corps de métiers que la feuille de route établie par l’entreprise est bien respectée. « En plus d’être conseil, nous sommes force de négociation auprès des prestataires, capables de challenger les prix et les solutions proposées. Nous avons de ce fait, un rôle d’acheteur renforcé par notre indépendance vis-à-vis des acteurs du marché. Car c’est notre seul métier ». Un métier unique qui permet à Shift In d’asseoir son indépendance sans être lié à des acteurs du marché qu’ils soient des prestataires de mobilier ou spécialisés dans la maîtrise d’oeuvre.

Un projet unique pour l’entreprise

«Nous partons d’une feuille blanche pour faire du surmesure et faisons ensuite appel à des architectes indépendants ou des cabinets et autres corps de métiers», conclut Juliette Marmissolle-Daguerre, CEO et fondatrice de Shift In. « Le bon design ne coûte pas plus cher, il suffit de savoir trouver les bons interlocuteurs ». A titre d’exemple, Shift In a réaménagé les locaux de l’entreprise Videlio, spécialisée dans l’audiovisuel en 2018 pour installer ses 450 collaborateurs dans une ancienne usine de près de 7 500 m² à Gennevilliers dans les Hauts-de-Seine (92). Avec un défi : conserver l’âme du lieu et son architecture industrielle originelle. Parmi ses clients, Shift In compte également des entreprises comme Webedia, la Mutuelle Générale, PartnerRe, Icade et HEC.

L’externalisation : une tendance visionnaire?

D’après une étude du cabinet Ernst&Young de 2008, la fonction services généraux est celle qui est la plus sujette à l’externalisation. Ainsi, 76% des organisations interrogées déclarent externaliser au moins une fonction liée aux services généraux. C’est un fait, l’externalisation séduit de plus en plus les entreprises. Gain de temps ou manque de ressources en interne, les raisons semblent nombreuses. Ainsi, le déploiement de stratégies d’externalisation au sein d’entreprises qualifiées de «visionnaires»* selon JLL, spécialiste du conseil en immobilier d’entreprise aurait permis, parmi d’autres facteurs, une croissance de plus de 31% sur les 3 dernières années (2015-2017) de ces entreprises qualifiées de «visionnaires». Y figurent également un investissement massif dans les nouvelles technologies ou encore une étroite collaboration de la fonction Immobilière avec les RH et l’IT.

L’externalisation : une tendance visionnaire?

D’après une étude du cabinet Ernst&Young de 2008, la fonction services généraux est celle qui est la plus sujette à l’externalisation. Ainsi, 76% des organisations interrogées déclarent externaliser au moins une fonction liée aux services généraux. C’est un fait, l’externalisation séduit de plus en plus les entreprises. Gain de temps ou manque de ressources en interne, les raisons semblent nombreuses. Ainsi, le déploiement de stratégies d’externalisation au sein d’entreprises qualifiées de «visionnaires»* selon JLL, spécialiste du conseil en immobilier d’entreprise aurait permis, parmi d’autres facteurs, une croissance de plus de 31% sur les 3 dernières années (2015-2017) de ces entreprises qualifiées de «visionnaires». Y figurent également un investissement massif dans les nouvelles technologies ou encore une étroite collaboration de la fonction Immobilière avec les RH et l’IT. 

*Source: «Top 10 des tendances mondiales de l’immobilier d’entreprise» - étude 2019 de JLL.