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« Un site unique pour une administration du 21ème siècle ». C’est ainsi qu’Ulysse Dorioz, directeur de la transformation au Conseil Régional Île-de-France, aime à résumer le projet ayant mené au regroupement sur un site, à Saint-Ouen, des 1 800 agents et fonctionnaires répartis sur les 11 sites parisiens occupés jusqu’alors par la Région Île-de- France. « Il s’agissait de répondre au triple enjeu de transformer la Région de l’intérieur, au plus près des Franciliens, au coeur des problématiques du Grand Paris, de rationaliser le fonctionnement de l’administration et de réaliser des économies de loyers ». Pour ce qui est des loyers, l’objectif est atteint avec une dizaine de millions d’euros économisés chaque année, « auxquels s’ajoutent les économies d’exploitation et de fonctionnement courant réalisées sur ce site unique et labellisé HQE », précise Ulysse Dorioz.
Mais ce projet n’était pas qu’un changement d’adresse. « Il visait la transformation d’une administration, afin de la rendre plus transversale, ouverte et connectée. Réinventer ses modes de travail, c’est aussi construire de nouveaux services pour les administrés », ajoute-t-il en précisant avoir été particulièrement marqué par la visite de site réalisée à la Sécurité sociale belge, à Bruxelles. « Voilà une administration qui a osé transformer ses modes et ses espaces de travail il y a déjà plusieurs années, dans une optique d’évolution profonde de sa culture et de sa façon de rendre ses services. C’est exactement ce que nous cherchions à faire, se souvient-il. Aujourd’hui, c’est notre site que les grands groupes du CAC40 ou les administrations de France et même internationales viennent visiter. C’est un motif de fierté ! ».
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Un open-space assumé
Tout a commencé en janvier 2016 lorsque le Conseil Régional acte le projet d’abandonner ses sites parisiens, dont certains bâtiments seront vendus, permettant ainsi de dégager des moyens qui seront réinjectés dans des politiques publiques telles que la dotation de tous les lycéens franciliens en tablettes et ordinateurs. « Le projet était dans les cartons depuis des années. Valérie Pecresse l’a mis à l’ordre du jour de la toute première délibération de l’Assemblée Régionale sortie des urnes fin 2015. Une fois voté, un pas essentiel était acté pour passer de la promesse à l’action. La difficulté a plutôt été d’embarquer les gens dans un projet qui faisait figure d’Arlésienne », explique Ulysse Dorioz. Une fois le site choisi, l’immeuble Influence, construit à Saint-Ouen par l’architecte Jacques Ferrier en 2017 et composé de 4 pavillons de 7 étages autour d’un jardin central paysager, l’agence Saguez & Partners s’est mise à la tâche. « Nous devions créer 33 000 m² de bureaux et de services, dans un esprit « dedans-dehors », se souvient Pierre-Olivier Pigeot, directeur associé Conseil Office & Real Estate chez Saguez & Partners. « L’immeuble possède des caractéristiques fortes : des plateaux de 4 000 m², spacieux et lumineux, et de beaux espaces extérieurs de 2 000 m² en tout dont nous souhaitions tirer le meilleur parti en fonction des attentes et besoins exprimés », explique-t-il. En partant des quatres usages fondamentaux – se concentrer, innover, partager, se détendre – l’agence a créé un lieu dynamique pour favoriser la mobilité et la flexibilité du collaborateur qui s’approprie tour à tour les lieux multiples et multifonctions au cours de sa journée. « Des partis pris forts ont été arrêtés, notamment celui de l’open-space, dont nous assumons parfaitement le terme », explique Ulysse Dorioz. « Mais pas question de faire de l’openspace standardisé et monotone. Nous voulions une identité forte, qui nous ressemble, des lieux dynamiques, attractifs, qui brisent les codes habituels de la bureaucratie », précise-t-il. Le projet bénéficie d’un soutien fort de la part de la direction générale, qui s’est engagée à s’appliquer les mêmes principes qu’à tous les autres collaborateurs. « Il était important pour moi que les instances dirigeantes soient exemplaires. Sans cela, il aurait été beaucoup plus difficile d’aller au bout d’un projet profondément disruptif », se rappelle Ulysse Dorioz. Dirigeants et managers seront donc logés à la même enseigne, en espace ouvert, au milieu des équipes.
Bienvenue dans le Pop Open-Space
Restait à dégager les grands principes d’aménagement et de décoration afin de concevoir un lieu décalé, frais et audacieux. « Pour traduire la volonté de mobilité et de dynamisme qui était exprimée, nous avons misé sur la variété. Variété des espaces, variétés des couleurs et des ambiances… », explique Pierre-Olivier Pigeot. Tout ceci a débouché sur le concept du Pop Open-Space, une ambiance mêlant couleurs vives, visuels de BD et d’artistes pop des années 60 et références discrètes au patrimoine de la région Île-de-France. Un univers très original renforcé par la collaboration d’artistes et de chineurs – après tout, les Puces sont toutes proches ! – qui donne à ces espaces une identité toute particulière. Pour favoriser une circulation fluide et éviter la monotonie, les quatre couleurs identitaires ont été déclinées sur les quatre points cardinaux des différents pavillons afin de créer des repères naturels, toujours dans un esprit pop et graphique. Sur les cloisons et les vitrages, 50 visuels jouent le rôle de signalétique tout en exprimant la diversité des dimensions sociales, géographiques et démographiques de la région.« L’enjeu de la qualité de vie des agents sur le site a guidé de nombreuses décisions. Il s’est traduit notamment par la création de 25 tisaneries, toutes différentes, la création d’un auditorium ouvert à la lumière naturelle, l’aménagement de 2 200 m² de jardins et terrasses végétalisées ou encore de 1 700 m² d’espaces mixtes de restauration et coworking dont le Pop Up Café, ouvert en continu de 8h à 19h », détaille Pierre-Olivier Pigeot. Par ailleurs, des choix rigoureux ont été faits sur les briques essentielles du confort en open-space : l’acoustique, la lumière, les sols, les circulations, le cloisonnement et la modularité des espaces. « Le lieu est dans sa construction et dans son design, à la fois au service des usages mais aussi tonique, simple, durable et surtout très économique ! » résume ainsi Pierre- Olivier Pigeot.
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Une satisfaction au rendez-vous
« Les premiers jours, nous nous sommes évertués à trouver rapidement des solutions à tous les inévitables petits irritants qui émergent à l’occasion de l’emménagement dans un nouveau site : équipement en panne ou trop bruyant, carton mal aiguillé, etc. Mais la satisfaction a été élevée et immédiate, l’effet « waouh » était bien au rendez-vous ! », souffle Ulysse Dorioz. Un constat corroboré par une étude interne réalisée auprès des collaborateurs trois mois après l’installation laissant apparaître un taux de satisfaction de leurs nouveaux bureaux de 81 %. Et qu’en est-il des 450 agents qui travaillent en flex office (dont certains membres du comité de direction générale), soit tout de même 25 % des effectifs ? Une étude réalisée auprès de ces agents indique que 81 % d’entre eux estiment que ce mode de travail renforce le travail informel tandis qu’ils sont 71 % à trouver qu’il renforce la collaboration avec leur manager. « S’il reste encore beaucoup de pistes d’amélioration, nous sommes évidemment très satisfaits de ces résultats qui valident l’un des enjeux de ce projet qui était de repenser le management basé sur la confiance, la responsabilité et le sens du collectif », conclut Ulysse Dorioz. La dernière phase du déménagement a été amorcée fin 2019, permettant aux conseillers régionaux d’intégrer le second bâtiment, Influence 2, un immeuble de 24 000 m² sur 7 étages, relié à Influence 1 par une passerelle communicante à 3 niveaux entre les deux bâtiments. L’immeuble accueille l’hémicycle, des bureaux ouverts et des espaces pour travailler autrement : gradins, agoras, salles de réunion collaboratives (jusqu’à 50 personnes) et salles à manger. Les conseillers régionaux et les quelque 500 agents encore basés à Paris intégreront quant à eux le bâtiment courant 2020 pour, enfin, profiter d’une adresse commune et unique.
