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L'IoT pour mieux gérer les espaces

Julie Dohen | 1 février 2020 |

© DR
Recrutement continu, récente intégration des équipes de OuiBus… BlaBlaCar est en perpétuel mouvement. Pour assurer une gestion optimale de ses espaces et salles de réunion en temps réel, la start-up a déployé dans ses locaux un système d'IoT. Une solution testée et approuvée. Focus.

Fin 2018, BlaBlaCar rachetait la société SNCF C6, qui commercialisait notamment la marque de transport OuiBus. L’opération a été finalisée en juillet 2019 et l’activité rebaptisée depuis BlaBlaBus. À la suite de cela, une centaine de nouveaux collaborateurs ont alors intégré les locaux de BlablaCar situés dans l’immeuble Cloud, dans le 2ème arrondissement de Paris. « Après le rachat de Ouibus, tous les collaborateurs nous ont rejoints. Pour accueillir ces nouveaux arrivants et intégrer les recrutements, il fallait réorganiser l’espace », explique Muriel Havas, head of facilities chez BlaBlaCar. Sans compter qu’une start-up en forte croissance comme BlaBlaCar accueille régulièrement de nouveaux employés. Elle a alors décidé de transformer temporairement certaines salles de réunion en un espace de type coworking pour accueillir les nouveaux salariés puis de récupérer une partie de ses locaux qu’elle sous-louait jusqu’à présent. Pour optimiser l’occupation des espaces, il manquait une gestion de salle de réunion et des bureaux partagés en temps réel, enrichie par des informations sur la présence et l’occupation effective. « Pour plus de flexibilité et minimiser les coûts de reconfiguration, nous souhaitions une solution rapide à installer, ne nécessitant aucun câble, et si possible reconfigurable selon nos besoins », ajoute Muriel Havas.

Après un benchmark des offres proposées sur le marché, elle a déployé la solution Z#Workplace Management de Z#bre et les objets intelligents d’Avidsen, spécialiste français des objets connectés. La proposition a été finalisée en une semaine et la mise en place a été très rapide, suite à quelques échanges avec l’équipe informatique. Aucun câble à tirer, à repositionner, ni de matériel à connecter. La solution propose une passerelle qui se connecte simplement au réseau. « Une seule personne de notre équipe informatique a pris en charge le déploiement et l’intégration de la passerelle au réseau, ainsi que le couplage avec Gmail pour les agendas. L’intégration avec Gmail permet l’utilisation de réservation à distance pour plus de 500 employés concernés ».

 

 

Mission captation

Blablacar a alors installé plusieurs capteurs dans l’espace coworking et les salles de réunion. « Ces derniers nous permettent de visualiser, via un portail, les bureaux et salles de réunion, de voir quels espaces sont occupés en temps réel, le taux d’occupation par salle de réunion sur une journée ou une semaine, etc. », explique Muriel Havas. La plateforme utilise en effet les dernières technologies d’IoT (Internet des Objets) et d’IA (Intelligence Artificielle) pour descendre de l’intelligence dans les objets. La bibliothèque de modules de services prêts à l’emploi permet de concevoir sa propre solution de gestion d’espace en les combinant entre eux. Il est donc évidemment possible de mesurer l’occupation des espaces (salles de réunion, phones box, hot desks, comptage) mais aussi de communiquer et interagir avec les occupants via des écrans de salle interactifs à encre électronique, avec possibilité de réservation à la volée. « Si le capteur de présence détecte une absence pendant un long moment, ou ne détecte aucune présence un moment après le début d’une réunion planifiée, il libère la salle concernée dans Google Agenda pour permettre à d’autres de l’occuper. Par ailleurs, la salle peut également être libérée en avance, par simple clic sur le bouton ”libérer” de la tablette à l’entrée », précise-t-elle. La prestation inclut également l’accompagnement et la définition de tableaux de bord, le déclenchement d’alertes en cas de sur ou de sous-occupation, et l’analyse de l’occupation dans le temps.

Après avoir été utilisés dans l’espace coworking, la start-up a décidé de réutiliser les capteurs dans plusieurs espaces informels, et, plus précisément, sur divers types de mobiliers (tables hautes, canapés…). « Nous souhaitions observer s’il était judicieux de garder ce type de mobilier. Nous nous sommes alors aperçus par exemple que les tables hautes étaient autant utilisées que les bureaux… Cela donne de bons indicateurs pour la suite », commente Muriel Havas.

 

 

Des perspectives intéressantes

« In fine, nous avons pu comparer le fonctionnement entre un bâtiment traditionnel et un bâtiment équipé en capteurs. Les collaborateurs estiment que l’utilisation est aussi simple et efficace, voire plus facile à utiliser. Et l’intégration réalisée avec l’agenda de Google simplifie encore notre organisation. Les services généraux n’ont d’ailleurs enregistré aucune remontée négative ! », observe Muriel Havas. De plus, le traitement des données via les tableaux de bord est primordial. En effet, les données arrivent en masse. D’où l’importance de disposer de rapports préétablis. « Les spécialistes de Z#bre by avidsen ont développé des modèles répondant à nos besoins spécifiques de pilotage », ajoute-t-elle. Satisfait de ce premier projet pilote, BlaBlaCar a déjà déployé la solution dans 10 salles supplémentaires et prévoit une extension courant de l’année 2020 sur son deuxième bâtiment. « Quand on est en perpétuel mouvement, l’écriture d’un cahier des charges à l’ancienne est impossible car il devient obsolète très rapidement. Le choix doit donc se porter sur des solutions capables d’évoluer facilement et sans surcoût tant sur le plan du hardware que l’implémentation des règles métier. D’autre part, l’évolutivité de la solution pour adresser d’autres pans fonctionnels comme la conciergerie, les services de ménage, la mise à disposition d’équipements technologiques dans les salles ou encore le suivi de la qualité environnementale sont fondamentaux pour ne pas se retrouver avec de multiples applications en silos difficiles à intégrer, maintenir et utiliser. Et, comme nous le souhaitions, les capteurs peuvent être réutilisés pour d’autres usages, comme le comptage de personnes utilisant des toilettes, des passages dans un couloir, etc. » En effet, la responsable du facilities a d’ores et déjà mis en relation les équipes de Z#bre avec son prestataire de propreté pour voir si, à terme, des synergies pouvaient naître.

 



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