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Avis d'expert

Le digital au service des collaborateurs

La rédaction | 1 mai 2018 | Workplace Magazine n°275

© DR
Au bureau, nous faisons régulièrement face à des outils informatiques complexes et peu ergonomiques qui nous font perdre du temps. Les experts de CoWork.lo nous livrent leurs conseils pour une expérience utilisateur améliorée.

Alors qu'il peut ouvrir ses volets le matin depuis son lit par commande vocale grâce à Google Home, le salarié se retrouve à grincer des dents face à une énième imprimante en panne avant un meeting l'après-midi. Si, avant d'accueillir un dîner entre amis, il s'aperçoit que le frigo est vide, il peut commander et recevoir des courses à son domicile en moins de deux heures ou se faire livrer par un restaurant directement sur le seuil de sa porte en 30 minutes ... La situation n'est pas vécue comme un stress. En revanche, s'il doit faire une présentation importante au bureau, la journée va être semée d'incerti­tudes: trouver une salle de réunion dispo­nible (toujours réservée mais jamais occu­pée), localiser ladite salle « Stockholm » située bâtiment B 2° étage en zone Europe, accueillir les invités avec des badges qui fonctionnent et ne pas se faire lâcher par le système audio de la salle de réunion ... Il existe ainsi un décalage énorme entre le rapport au digital dans le cadre privé et professionnel. C'est bien dommage, car l'expérience dans l'espace de travail devrait être bénéfique et non pas toxique à cause d'un environnement et d'outils que l'on subit. Et les enjeux pour les entre­prises - quels que soient leurs tailles et leurs secteurs - sont multiples. Absorbés par ces paramètres à gérer et la frustration qui en découle, nous perdons du temps et ne pouvons pas de ce fait être concen­trés sur notre productivité et notre cœur de métier. Pour évoluer en harmonie avec l'espace de travail, il faut que celui-ci soit flexible, intelligent et connecté. Plutôt que de l'alourdir, les outils digitaux doivent simplifier le travail au quotidien. 

 

Récolter la donnée pour analyser les pratiques 

Dans un premier temps, il est indispensable de comprendre les usages sur votre lieu de travail. La récolte de donnée précise sur son utilisation au quotidien est ainsi primor­diale. Des solutions technolo­giques existent pour récolter ces précieuses données: objet connecté, badge d'accès, cap­teur, logiciel de réservation de salle ... mais aussi connexion aux différents réseaux wifi, géoloca­lisation des portables, caméras, etc. Il convient de privilégier des technologies non intru­sives pour les collaborateurs et qui analysent des comporte­ments de masse (flux, nombre de réservations d'une salle de réu­nion ... ) et surtout pas des don­nées individuelles. Ses diverses solutions permettent in fine de retracer« l'employee journey » (parcours de l'employé sur son lieu de travail) et d'adapter ainsi l'environnement de tra­vail en fonction des différents temps de la journée vécus par les employés: se concentrer, colla­borer, se détendre, sociabiliser ... Il est temps ensuite d'apporter des solutions - principalement digitales - pour améliorer et simplifier le quotidien de ses employés. 

 

Monitorer le suivi

En monitorant les actions et les interactions qui ont lieu chaque jour entre les utilisateurs et leur espace de travail dans leur glo­balité, les lignes d'un plan d'ac­tion commenceront à se dessi­ner naturellement. Définir le taux d'occupation réel des salles de réunion, connaître l'utilisa­tion précise des différents ser­vices, monitorer les habitudes d'exploitation des ressources, etc. Ces datas vont permettre de comparer les écarts entre les besoins et les solutions actuelles proposées par la structure. Ils forcent également à se concen -trer sur les usages réels au sein de l'espace de travail. Tout doit être sur-mesure! Ce monitoring doit être fait en continu. En effet, l'espace de travail doit sans cesse s'adapter aux usages des employés qui évoluent en per­manence. Au final, c'est un véri­table « Google Analytics » de votre espace de travail dont vous avez besoin pour suivre son uti­lisation en temps réel et le « mettre à jour» sans cesse.

 

Améliorer l'expé­rience utilisateur

In fine, le bien-être et l'engage­ment des employés se verront augmentés, et les entreprises y gagneront en attractivité et productivité de leurs collabo­rateurs, tout en optimisant les coûts et les espaces. Pour y arri­ver, il est indispensable de créer une véritable expérience au sein de l'environnement de travail, incluant notamment une palette de services. Les badges sont souvent oubliés et encombrent les collaborateurs? Dématérialisez-les dans les smartphones ! (Quand un employé oublie son badge chez lui, il ne fait pas demi-tour. Quand c'est son smartphone, si). Les noms de salles et leur emplacement s'emmêlent dans les esprits? Proposer un sys­tème de géolocalisation indoor. Vous remarquez que régulière­ment vos employés se font livrer au bureau pour passer leur pause déjeuner à régler de l'administratif personnel ? Libérez un peu de charge men­tale en leur proposant une conciergerie qui s'occupera sur le lieu de travail de la réception des colis, du pressing, de la CAF, etc. Et sur n'importe quel device, il doit pouvoir avoir accès à tous ces usages au sein de son espace de travail dans une seule et unique applica­tion. Grâce à la dématérialisa­tion, un système de réservation en ligne des espaces, des ser­vices qui font gagner du temps ou des outils pour mieux com­muniquer avec ses collègues; les employés pourront se consacrer plus pleinement à leur activité et vivre une bien meilleure expérience dans leur environnement de travail. 

 

Vers une vie de bureau facilitée

Les bénéfices à tirer d'une mise en place d'outils digitaux de ce type au sein de l'entre­prise sont nombreux. Face à un environnement construit pour l'employé afin de facili­ter son quotidien, le collabo­rateur sera moins absent, moins démotivé. La technolo­gie ne remplace pas l'homme, elle lui permet d'exploiter plei­nement son potentiel et de laisser place à l'interaction et la créativité plutôt qu'au stress et à la frustration. Grâce à cette dernière et le temps qu'elle libère, la vie au bureau sera alors facilitée voire libé­rée. Un équilibre est davan­tage trouvé entre vie person­nelle et vie professionnelle avec plus d'échanges et de moments partagés. Ces variables sont importantes pour« réhumaniser » le lieu de travail. Utilisons la technolo­gie pour apporter à la commu­nauté de l'interaction et de la chaleur au sein des espaces de travail et à la porte les anciens espaces ternes et ennuyeux! 

L'AUTEUR

 

Pierre-André Svetchine CEO de CoWork.io, solution composée d'un logiciel desktop, d'une application mobile, d'ob­jets connectés et de services, qui offre la possibilité de gérer tous les usages au sein des espaces de travail partagés et collaboratifs. 



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