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Déménagement

Faire de sa communication un carton

| 1 juin 2017 | Workplace Magazine n°268

© DR
Événement majeur dans la vie d’une entreprise, un déménagement mérite d’être accompagné d’une communication intelligente afin de limiter les risques sociaux et opérationnels. Objectifs : rassurer les collaborateurs, fédérer les ressources et susciter l’adhésion.

Quête d’économie, souci de rationalisation, opportunité immobilière... De nombreuses raisons peuvent encourager les sociétés à déménager. Particulièrement mobiles en phase de développement, elles peuvent décider de relocaliser leur siège vers des sites plus prestigieux pour accroître leur notoriété, ou encore décider de réduire leurs charges locatives en trouvant un emplacement meilleur marché. Loin d’être anodin, un déménagement entraîne avec lui autant de problématiques logistiques (délais/planning du transfert, installation connectique/informatique, organisation des nouveaux espaces…) que sociales, une délocalisation mal gérée pouvant déstabiliser la vie de l’entreprise et ses ressources humaines.

« Cette décision peut hypothéquer la pérennité d’un groupe si l’enjeu n’a pas été suffisamment cerné, diagnostiqué, analysé… », confirme Patrice Lachaux, pré-sident de PL Conseil, cabinet spécialisé dans la QVT et le pilotage de projets. « Ceci étant dit, un élément essentiel de la réussite d’un tel projet réside dans la communication qui l’accompagne. Communiquer permet de faire face aux inquiétudes des salariés, exposés à la peur de l’inconnu, la perte de repères, mais aussi de les impliquer et de renforcer la cohésion. Celle-ci prend du temps, beaucoup de temps même, mais peut-on mesurer celui qu’elle économise ? Certes, il est plus aisé de quantifier le poids des erreurs que celui des satisfactions, mais avec du recul, il est évident que le temps consacré à la communication représente un investissement extrêmement rentable pour l’entreprise. » Sans compter que la communication à ce sujet est une obligation légale. Au moins auprès des IRP. En effet, selon la loi, l’employeur est tenu d’informer et de consulter les représentants du personnel sous peine de s’exposer à la suspension du projet. Le CHSCT doit également être consulté dans le cadre « d’une décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ». Mais se contenter de cela serait une erreur...

 

 

Contrer la rumeur

Objet d’appréhension pour certains (changement géographique, temps de transport, nouvelles méthodes de travail, nouvel environnement…), un manque de clarté relatif aux raisons et objectifs peut encourager les rumeurs, l’anxiété, l’insatisfaction, la baisse de rendement, voire la perte de compétences… Autant d’obstacles à la fluidité du fonctionnement de l’entreprise. Parade à la désinformation, a transparence du projet est ainsi recommandée. « Pas de tabou, toutes les vérités sont bonnes à dire, de la décision de départ, en passant par l’organisation du projet, le planning et le futur site », considère Patrice Lachaux. « Les aspects techniques (futur bâtiment, services utilisateurs, mobilier…), l’accessibilité, les nouveautés du site ou encore les modalités du déménagement comptent aussi parmi les données essentielles. Quant au ton du message, une pointe d’humour ne fait jamais de mal ! ». Si l’information est « l’affaire de tous », la communication ne doit pas pour autant s’exercer telle un « diktat », ne visant à « imposer » qu’un seul point de vue. « Dans cette période char-nière, souligne Patrice Lachaux, il est essentiel de prendre la parole pour éviter que d’autres ne la confisque. Il faut occuper le terrain, donner du sens aux décisions, en créant une relation et un esprit d’entreprise. Il est ainsi primordial pour les « communicants » de rester en phase avec la communication institution-nelle de la société ou du groupe, de respecter sa charte graphique et de véhiculer ses valeurs ». Acte de management par excellence, un déménagement réussi ne pourra en outre s’affranchir de l’adhésion des collaborateurs. Et cette dernière ne peut s’obtenir qu’au prix d’un accompagnement à toutes les étapes clés du transfert. « Des idées vont faire surface, qu’il faudra gérer pour donner une chance réelle aux innovations porteuses de réussite et ainsi ne pas générer de désillusions », poursuit Patrice Lachaux, qui préconise de communiquer le plus vite possible afin de se donner du temps : « s’il faut tenir compte de l’assimilation des salariés ainsi que des imprévus dans les plannings, il faut éviter de gérer le projet dans la précipitation. Il faut communiquer dès la prise de décision, jusqu’à la délivrance du livret et même après la mise en œuvre du projet. »

 

 

Mobiliser l’encadrement

La communication impose le concours articulé des divers pôles de management de l’entreprise : la direction, sur les décisions et finalités du projet, la communication interne, l’environnement de travail, les RH, l’administration, le service financier, l’IT, le CHSCT, le CE… Chaque service disposant de données clés à mettre en commun, des réunions d’encadrement afin d’établir le planning stratégique permettront de mettre tout le monde au diapason. « Un projet de déménagement comporte de multiples actions à gérer simultanément (négociations, travaux d’aménagement, social, budget…), la communication s’insérant au centre de cet ensemble », commente Patrice Lachaux. « Celle-ci doit être centralisée pour être bien coordonnée et éviter l’anarchie et l’incompréhension. En paral-lèle, il faut dédramatiser, organiser en favorisant le dialogue, animer, susciter l’envie et au-delà, anticiper et faire rêver ». Certains allant jusqu’à parler d’ « enchanter » le déménagement !

L’idéal est de repérer très tôt les salariés les plus enthousiastes et les plus réfractaires. Ces deux familles constituant des éléments clés. En effet, on parle généralement de 10 % des effectifs motivés face au projet, relais essentiels d’un discours positifs d’un futur site. Quant aux salariés les plus « impactés » par la nouvelle, charge à l’entreprise de leur apporter un soin tout particulier, afin de limiter les dommages. Pour ce faire, les entreprises peuvent décider de s’entourer d’un spécialiste. « Au cours de ces dernières années, j’ai pu constater combien le déménagement d’une entreprise pouvait être source de stress pour les salariés », relate Flavien Choffel, coach certifié spécialisé en gestion du stress. « Il existe selon moi deux périodes parti-culièrement stressantes où un coaching est indiqué : l’annonce de l’événement et le mois le précédant. Une intervention individuelle ou par petits groupes sur 4 à 6 séances peut être une réponse à l’anxiété et aux difficultés d’implication ». Prises de conscience réelle ? Initiatives anecdotiques des entreprises ? « C’est très variable, poursuit Flavien Choffel.  Certains dirigeants sensibles au stress comprennent très bien la nécessité de considérer le problème. Pour d’autres, la notion budgétaire peut être un frein. Et pourtant, un départ ou un chasseur de têtes engendrera des coûts bien plus importants qu’un coaching, tout comme un arrêt maladie prolongé… »

 

 

Accompagner au changement

Ces profils particuliers, peuvent généralement aisément être repérés durant la phase préparatoire. Période durant laquelle bon nombre de structures se font accompagner par des cabinets spécialisés en ingénierie immobilière. Ces derniers, tout comme les aménageurs, constatent un accroissement notable des attentes en matière de traitement du volet humain dans ce contexte de transition. Le marché a ainsi vu se développer des prestations globales, incluant un diagnostic avant transfert (analyse des modes de travail et des effectifs, identification des facteurs de résistance au changement…), accompagne ment de la communication mais aussi de la conduite du changement… L’idée avec cette dernière : ne pas se contenter de diffuser l’information, mais engager un véritable dialogue avec les salariés, pour trouver collectivement les réponses les plus adaptées.

Soumis aux contraintes logistiques d’un transfert, les salariés peuvent être en effet parfois confrontés à la perspective d’un bouleversement de leur mode de travail : pour de nombreuses structures, déménager représente le moment idéal pour remettre à plat les habitudes, casser les codes, repenser l’ensemble des services, les aménagements, l’agencement des postes, des plateaux… Mais aussi l’évolution des processus, des modes de fonctionnement, des échanges de flux d’information et des métiers. De nouveaux enjeux à intégrer pour les colla-borateurs. Pour qu’ils puissent se projeter positivement, il ne suffit pas de les informer. Il est indispensable de les écouter. Chez InVivo, par exemple, les séances de travail de groupes de collaborateurs élus ont été coa-nimées par des spécialistes de l’aménagement des espaces de travail. Définition des « règles de vie », coconstruction de « l’espace de demain » : plusieurs thématiques ont été abordées, dans l’objectif d’impliquer, valoriser les idées et favoriser l’adhésion des collaborateurs. La conduite du changement exigera de l’encadrement l’identification précise de la nature des changements, des risques organisationnels et humains, des facteurs de résistance et pourquoi pas un suivi personnalisé.

 

 

Transporter les salariés

Désignation de référents transfert, diffusion de l’avancée du projet en temps réel, organisation de groupes de travail (voire groupes de soutien et d’accompagnement), newsletters, réunions d’information, programmation de visites des futurs locaux, brainstormings, challenge entre collaborateurs… Quantité de moyens permettent d’engager le salarié dans une projection constructive et rassurante. Parmi les options impactantes, la mise en place d’un intranet peut également soutenir les responsables projet dans leurs actions, enrichi d’un compte à rebours jusqu’au Jour-J, par exemple, et autres informations utiles, telles que des photos, des maquettes, ou encore un forum de questions-réponses, etc.

Jouer la carte de l’originalité et du ludique permet également de faire passer bien des messages. Chez AccorHotels par exemple, des petits films à la sauce « Caméra Café » ont été tournés par les salariés eux-mêmes puis diffusés, afin de traiter de manière légère les questions inhérentes à la transformation des modes de travail.

 

L’aide précieuse du déménageur

Protagoniste essentiel dans le processus de transfert, la société de déménagement joue également un rôle prépondérant dans la communication engagée. Dépassant la stricte fonction de transfert des mobiliers, matériels et équipements informatiques, certains spécialistes décident de s’impliquer au cœur du projet, pour délivrer le plus en amont possible les process logistiques, organisationnels et techniques du transfert. « Nous proposons de participer au comité de projet interne, mais aussi de mettre en place notre propre « pool de pilotage », explique pour sa part la tête du réseau Démépool. Un coordinateur assure le bon déroulement et le suivi de la prestation. Son statut lui confère une totale capacité de décision quant au choix d’organisation et aux moyens à mettre en place. De plus, il effectue un contrôle de fin de chantier pour vérifier le respect du cahier des charges et des implantations. Et sa présence sur le terrain lui permet d’être au plus proche des collaborateurs et de répondre à leurs questions. ».

Le déménageur s’avère aussi être d’une aide précieuse pour rédiger les supports de commu-nication quant à la logistique du transfert. Ce dernier intègre la marche à suivre pour assurer le déménagement dans de bonnes conditions, définie au préalable par un coordinateur avec les référents de l’entreprise lors d’une ou plusieurs réunions de préparation. « Idéalement distribué 3 semaines/un mois avant le déménagement, le livret vise à guider les salariés quant à la méthodologie à adopter et dans quels délais », commente Sandrine Voisin, responsable commerciale chez AMT Transfert. « Quels horaires et dates d’inter-vention ? Quand retirer les mobiliers et les affaires personnelles ? Quel étiquetage ? Quel volume et quel mobilier à disposition sur place ? Comment plier un carton ?.. chaque détail compte pour assurer la meilleure organisation possible avant et après transfert »

 

 

L’importance du livret d’accueil

Fondamentaux avant le déménagement, les échanges ne doivent pas pour autant cesser une fois les employés relogés et les cartons déballés. Accueil personnalisé le jour-J, petit déjeuner de bienvenue, visite des locaux, mise en place d’un SAV pour parer aux questions d’ordres technique, logistique, organisa-tionnel… Une fois le changement opéré, commencent alors la quête de repères, et l’investissement des lieux. Pas toujours mis en œuvre, le livret d’accueil est pourtant indispensable dans le processus de communication, et un excellent moyen d’informer sur quantité d’aspects rassurants. Distribué à chaque collaborateur à quelques jours de son arrivée, le fascicule de transfert regroupe toutes les informations pratiques sur l’organisation interne et l’environnement de l’entreprise. Les salariés peuvent y trouver des données concernant le standard, la restauration collective, les équipements, les règles d’hygiène, la convention collective, les horaires de travail, le service informatique, les réglementations incendie et la sécurité du bâtiment, le plan du site… Mais également des informations inhérentes à de multiples services et prestations extérieurs (accessibilité, transports, commerces de proximité, stations-service, urgences hospitalières, taxis, banques, pharmacies, parkings, etc.). Première étape « d’intégration » du salarié, ce livret d’accueil représente un outil utile et facilitateur à disposition immédiate, plaçant au même niveau chaque collaborateur.

 

QUELQUES RECOMMANDATIONS


> Désigner un responsable transfert au sein de l’entreprise, ayant de préférence un bon contact avec le chef d’entreprise et les responsables des différents services. Son ancienneté sera un atout pour connaître les rouages et les contraintes de l’entreprise.
> Établir un rétroplanning précis
> Élire une ou plusieurs équipes de collaborateurs référents du projet
> Écouter les collaborateurs à toutes les étapes du projet et accompagner le changement
> Solliciter son déménageur pour la communication sur la méthodologie à suivre pour l’organisation du transfert
> Ne pas hésiter à multiplier les modes de communication : réunions d’information pour présenter le projet (avec un compte rendu et une note interne), visite du nouveau site, newsletters, intranet, mini films, etc.
> Et pourquoi pas organiser des journées type challenge « grand ménage » pour vider les placards et ne pas déménager le superflu ?
> Soigner l’accueil le jour J (Petit déjeuner, livret d’accueil soigné, visite, présence sur le site pour répondre aux questions, hotline à
mettre en place durant quelques jours…)



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