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Flex office

La promesse de la liberté

La rédac | 24 avril 2017 |

© Cyrille Lallement
Le groupe de communication Hopscotch a récemment regroupé ses équipes dans un seul et même lieu. L’occasion de revoir ses méthodes de travail et d’opter pour le flex office. Et si quelques craintes sont apparues au départ, le modèle est aujourd’hui largement approuvé par l’ensemble des collaborateurs.

Auparavant dispersé en plusieurs agences dont la taille, la culture et les métiers variaient, le groupe Hopscotch a opéré l’année dernière un virage stratégique. « Nos métiers doivent pouvoir s’enrichir les uns les autres. Et pour cela, il faut qu’ils se mélangent ! », annonce Pierre- Franck Moley, directeur général du groupe. Cela signifiait non seulement les réunir dans un lieu unique mais aussi créer les conditions de mobilité et de brassage, « sans quoi, on s’expose au risque de se recalcifier dans un endroit fixe et ainsi, d’affaiblir considérablement les opportunités de croiser le voisin ». Pour ce faire, ils ont commencé par établir la vision de leur futur environnement de travail « sans céder aux phénomènes de mode », précise Pierre-Franck Moley. « Chaque entreprise doit trouver la sienne et l’ancrer dans son projet et sa dialectique. Cela permet de garder le cap car c’est un projet long, plein d’écueils, et surtout, c’est un pari pour les 10 années à venir ! ». Cela passe par un audit et une analyse. « L’occasion d’établir un premier contact avec ceux à qui l’on proposait de changer de méthodes de travail, d’écouter leurs craintes sur le bruit, le manque d’espace… Mais aussi de recueillir de l’information concrète afin de placer le curseur au bon endroit et ainsi ne pas se tromper par la suite dans le design fonctionnel des locaux », explique-t-il. Accompagné par la société Mobilitis, ils ont donc opté pour un taux de rotation d’environ 15 %, avec des équipes qui « se font et se défont » en fonction de la vie des projets. « On peut avoir des phénomènes de densification et de désertification dans le courant d’une même année. Le bâtiment devait absorber les fluctuations », ajoute le directeur général.

 

 

Aucun endroit n’est sacralisé

En parallèle, le groupe Hopscotch a fait la promesse d’autres places de travail possibles. « La notion de bureau partagé peut vite être anxiogène. En multipliant les espaces, on gagne en sensation de liberté », commente Pierre-Franck Moley. Ils ont ainsi créé 450 postes de travail « classiques » et 550 autres types de places dans l’immeuble : salles de réunion, bulles, etc. « Et aucun endroit n’est sacralisé dans l’immeuble. Tout le monde peut accéder à tout », insiste-til. Cependant le groupe a quand même tenu à conserver des territoires d’équipe, et conscient que « ce qui fait la force d’une entreprise, c’est la cohésion, la convivialité et la familiarité avec son environnement de travail immédiat ». Après un an passé dans les nouveaux locaux, collaborateurs comme managers sont rassurés. « Nous passions de bureaux partagés à 3 ou 4 personnes à des open spaces de 20, 30 ou 40 ! Nous avions peur qu’il y ait trop de bruit. Mais cette crainte s’est vite dissipée grâce à la multiplicité des espaces qui permet de s’isoler si besoin », confie une consultante du groupe. Ils se sont de plus rapidement appropriés de nouveaux rituels, comme le clean desk. « On voyage léger à présent ! », s’amuse un collaborateur. « Le soir, ça m’oblige à ranger mon bureau, à faire le tri et à être plus clair dans mes affaires », ajoute un autre. Les casiers ont eux aussi remporté l’adhésion, les collaborateurs s’y retrouvent chaque matin et échangent, un peu comme devant la machine à café, avec en prime, le sentiment de se retrouver « dans un collège américain »… ! Le groupe leur a laissé la liberté de personnaliser leurs casiers en y inscrivant leurs prénoms avec des typographies diverses et variées ou en y ajoutant des photos et cartes en tout genre pour un effet plus chaleureux.

 

 

Spontanéité de l’échange

Côté management, là aussi les habitudes ont changé. « Nous sommes passés d’un management de supervision à un management plus direct de soutien, d’encouragement et de résolution. On ne prend plus de rendez-vous pour pousser la porte du chef, la spontanéité de l’échange et de la relation est désormais privilégiée », constate Pierre-Franck Moley. Cependant, il faudra veiller à « poursuivre l’effort d’adaptation et d’ajustement pour que la vie s’améliore constamment », souligne-t-il. « Attention toutefois, il y a urgence à ne pas se dépêcher de réagir ! Surtout dans les six premiers mois où il faut laisser vivre le projet et laisser les collaborateurs prendre leurs marques. Une fois qu’on a réussi à créer l’adhésion et l’empathie, on passe beaucoup plus facilement sur les inévitables défauts », conclut Pierre-Franck Moley.

 

 



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