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Travail collaboratif

Et Pôle Emploi créa le Lab

Julie Dohen | 1 janvier 2017 | Workplace Magazine n°264

Le Lab se compose d’un accueil
Afin de s’adapter au mieux aux nouvelles méthodes de travail et de gestion de projets complexes, Pôle Emploi a lancé son « Lab ». Aujourd’hui devenu un outil indispensable à la transformation de l’entreprise, il diffuse une certaine culture de l’innovation. Visite.

Créer un lieu décalé et décadrant. Telle était la volonté de Pôle Emploi en installant ce nouveau Lab dans une ancienne agence, située dans le 19e arrondissement de Paris. « Ici, nous souhaitons que le visiteur arrive à s’immerger dans un tout autre univers, dans un environnement différent de celui auquel il est habitué », annonce d’entrée de jeu Laurence Eccheli, responsable des services généraux. Tout part d’un constat. « Jusqu’à présent l’agencement de nos bureaux ne favorisait pas un travail collaboratif optimal. Nous avions besoin d’une organisation qui nous permette de mener à bien des projets de manière plus rapide. Et l’environnement bougeant aujourd’hui très vite, les techniques et les générations nous poussent à aller sur d’autres méthodes… Nous avons donc décidé de franchir le pas ! », poursuit-elle. Initié en 2014, le projet était d’abord temporaire, dans un local existant sans aménagement spécifique, « histoire de tester le concept ». Après avoir fait ses preuves, le Lab s’est refait une beauté, loin de l’image des « bureaux classiques traditionnels ».

 

Le Lab se compose d’un accueil d’un espace de convivialité (photo 01), d’un coin atelier (photo 02)...

 

« Laisser l’étiquette au vestiaire »

Avec cet espace modulable de 666 m², l’objectif est multiple : éviter le travail en silos et favoriser la transversalité et le travail collaboratif mais aussi impliquer les utilisateurs et partenaires dès la conception du service, mobiliser les acteurs internes pertinents au même moment et dans un même lieu et enfin, être plus agile en proposant des services innovants avec des résultats concrets et rapides. Pour y parvenir, il a d’abord fallu tout raser ! « Nous avons curé, du sol au plafond puis tout refait à neuf car l’espace d’avant n’était plus aux normes. Et afin de donner un esprit loft à l’ensemble, nous avons volontairement laissé le plafond et les tuyaux apparents. Mais cela a demandé un lourd travail avec l’architecte afin de savoir quels équipements mettre et comment encapsuler le bruit », raconte Laurence Eccheli. Après travaux, le lieu se compose aujourd’hui de deux zones, avec un premier espace de « sociabilisation ». Et cela commence dès l’accueil, où l’on est invité à « laisser l’étiquette au vestiaire » en échange d’un badge avec son prénom, et sans fonction. La visite se poursuit avec un espace de convivialité où l’on peut prendre un café, ou encore un coin lounge. Un espace de restauration a également été mis en place car les sessions du Lab se déroulent en continu toute la journée. Les participants déjeunent donc ensemble sur place afin de poursuivre les échanges.

 

...et d’une plénière pour présenter les projets (photo 03).

Sur les murs, des dessins et mots-clés retranscrivent le contenu des sessions (photo 04).

 

Un lieu pour tous les acteurs de l’écosystème

Le deuxième espace est quant à lui dédié au collaboratif. On y retrouve des coins ateliers décloisonnés, avec tables basses, chaises disposées ici et là et grands murs en ardoise. Ainsi, lors des sessions, un scribber intervient et retranscrit sur les murs ce qu’il se passe à l’aide de dessins ou de mots-clés. Les participants ont également à leur disposition plusieurs écrans tactiles, des tableaux Weleda sur roulette, des tableaux blancs interactifs et beaucoup d’autres outils digitaux. Enfin, une plénière a été conçue et permet de présenter les projets à tous les participants le matin et de faire une restitution en fin de journée. Le Lab étant un espace modulable, il propose à l’heure actuelle trois offres de service. La première, appelée co-conception flash, propose une expérience collaborative et créative d’une ou deux journées à un moment clé du parcours d’un projet. La deuxième est un accélérateur de minimum 2 mois afin d’accompagner une équipe dans la durée pour sécuriser et accélérer son projet. Enfin, un incubateur a été pensé pour faciliter et accélérer le passage de l’idée au projet sur une durée longue. À noter, « tous les projets sont internes à Pôle Emploi mais le Lab reste lui ouvert à tous les acteurs de l’emploi. Lors de sessions, nous faisons intervenir aussi bien des collaborateurs que des demandeurs d’emploi, recruteurs ou DRH, experts, start-up, etc. », souligne le directeur du Lab. L’expérience a déjà permis de donner naissance à des projets notables comme « L’Emploi Store », « La Bonne Boîte » ou encore « La Bonne Formation ». Et le succès est tel que l’entreprise envisagerait d’ores et déjà de démultiplier ses Labs en région…



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