Aménagement et équipements

Modularité, adaptabilité, résilience… les maîtres mots des futurs bureaux

WLODARCZAK, Sophie | 28 août 2020 |

À quoi ressembleront les espaces de travail de demain ? A priori, pas de révolution à l’horizon, mais une accélération de leur transformation vers toujours plus de souplesse et surtout, de collaboration.


Désertés pendant plusieurs semaines, les bureaux retrouvent un semblant de vie. La décision du ministère du Travail entrée en vigueur le 24 juin, assouplissant notamment la règle de distanciation sociale, remet en route la machine. Mais si chacun reprend petit à petit ses habitudes, celles-ci restent toutefois perturbées et les précautions sont de mises. Notamment en matière d’aménagement des espaces. Après le branle-bas de combat du déconfinement, avec l’urgence de tout mettre en place pour accueillir un faible pourcentage de salariés en prenant des mesures drastiques, place désormais à la réflexion sur les bureaux du futur.


La nécessité d’un nouvel environnement de travail

 

Dans le guide « Prochaines étapes : les espaces de travail post-Covid », Steelcase dresse le bilan de l’agencement des bureaux avant la crise sanitaire et donne des pistes pour répondre aux nouvelles exigences. « Les espaces de travail n’ont pas été conçus pour limiter les risques de propagation des maladies. Aucune organisation au monde n’a pu anticiper la nécessité d’adapter rapidement son environnement à une crise sanitaire sans précédent. Mais à l’avenir, elles ne pourront plus prendre le risque de devoir fermer un établissement voire l’ensemble de leurs sites pour limiter la propagation d’une épidémie. »

Seulement, l’une des grandes difficultés de la période consiste à se projeter. Nathalie Rigaut consultante chez Steelcase, affirme que « nous sommes entrés dans une nouvelle ère. Nous ignorons encore beaucoup de choses au sujet du virus du Covid-19, de sa propagation, de la situation économique à venir, mais une chose est sûre : nous avons été touchés de manière forte et rapide par la crise. » Pour elle, les répercussions sur les bureaux sont sans appel. « Ils doivent porter en eux cette réalité et être résilients pour faire face à ce type d’événements, écologiques ou sanitaires, qui pourraient se reproduire », recommande-t-elle. Assistera-t-on pour autant au recloisonnement, comme on a pu le voir dans certains bureaux qui se sont rués sur les parois en plexiglas ? Reverra-t-on fleurir dans les locaux de nombreux bureaux individuels ? « Certainement pas, assure Frédérique Miriel, directrice workplace de Colliers International. Certes, de temps en temps, les collaborateurs auront besoin d’espaces pour s’isoler. Mais l’objectif est de pouvoir travailler avec les autres, pas dans des bureaux individuels ! »


Non, le flex office n’est pas mort

 

S’il est difficile pour l’heure d’avoir du recul sur la situation, une chose est sûre : les cloisons dont il était question à la sortie du confinement n’ont rencontré aucun succès pour les bureaux. Elles ne correspondent en rien à la volonté d’échanger, de voir les collègues, de partager. Ce qui est envisagé, ce sont des espaces redessinés et une organisation revisitée grâce à des marquages au sol et à des jeux de revêtements permettant de signifier les distanciations physiques à respecter ainsi qu’à du cloisonnement « hybride » avec des mobiliers ou des plantes vertes pour créer de la distance tout en restant visible et en s’entendant. En ce qui concerne les meubles, pour Nathalie Rigaut de Steelcase, les benchs, grandes tables communautaires, sont déjà bien connus. Ces solutions propices à la collaboration ont leur raison d’être mais sont en revanche plutôt rigides. Le paradigme de planification de l’espace de travail va devoir être pensé davantage comme une « infrastructure sociale », avec du mobilier flexible qui pourra s’adapter en fonction du contexte (cas de force majeure ou croissance de l’entreprise, par exemple). « En cas de tension, il faudra pouvoir réaménager. Le tout, c’est d’opter pour des solutions qui ne sont pas contraignantes pour permettre aux équipes de reconfigurer à volonté et sans délai selon les besoins. » Dans les espaces collaboratifs ou de socialisation, la distanciation doit être pensée et conservée au maximum pour ne pas propager les virus. Les positions assis-debout ou debout plus dynamiques ont également des chances d’avoir la cote. « Les solutions de mobilier sur roulettes, facilement déplaçables, très mobiles, seront privilégiées », ajoute Nathalie Rigaut.

 


53 % des personnes interrogées affirment que leurs besoins professionnels post-confinement ont changé, avec notamment la nécessité de prendre en compte plus d’hygiène et de sécurité dans l’espace de travail (32 %), le besoin de revoir le temps consacré au télétravail par l’entreprise (27 %) et le besoin de plus d’autonomie (18 %)1


 

Les débats sur la fin de l’open space ou l’absurdité du flex office, qui ont circulé dans les conversations et sur la toile suite au Covid-19, semblent peu pertinents pour les aménageurs. Les plateaux très denses où règne la monotonie des aménagements étaient déjà challengés voire décriés avant la crise sanitaire. Ce vers quoi tendent les professionnels aujourd’hui, c’est une multitude d’espaces qui répond à plusieurs humeurs, à plusieurs façons de travailler, tout en limitant la propagation d’agents pathogènes en accueillant moins d’effectif sur place. Et contre toute attente, le flex office s’avère être un gagnant du post-Covid. En supposant que les collaborateurs se plient consciencieusement aux nouvelles règles sanitaires. « En fonction de la réalité que prendra le télétravail, les entreprises ne vont pas continuer à attribuer des postes pour les salariés qui ne seront présents que quelques jours par semaine, lâche Nathalie Rigaut. Il est vraisemblable qu’elles vont partager les espaces en indiquant aux employés les bonnes pratiques et les comportements à respecter, qu’elles vont chercher à transmettre des réflexes d’hygiène aux employés comme prendre une lingette et nettoyer le poste avant et après installation. Le concept de flex office, qui consiste à ne pas avoir de poste de travail attribué et à partager les espaces, est une tendance qui va perdurer et même s’intensifier dès lors que le télétravail va s’imposer de plus en plus. »


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Le bureau, plus que jamais vecteur de lien social

 

Les mesures d’hygiène ont évidemment un impact sur la façon de penser les espaces de travail. Le télétravail aussi, qui n’a de cesse de questionner les modes d’organisation et qui s’impose actuellement comme le sujet à démêler pour les directions. S’il a été la norme pendant le confinement pour plusieurs millions de collaborateurs, il n’a plus vocation à être pratiqué à plein temps. Dans une étude sur le télétravail et l’absentéisme menée par Malakoff Humanis, groupe spécialisé dans la protection sociale, les chiffres parlent d’eux-mêmes : la part des salariés qui « souhaitent demander le télétravail après le confinement » a augmenté de 11 points par rapport au mois d’avril, pour atteindre 84 % des salariés. Selon la directrice workplace chez Colliers International, « le télétravail à 100 % n’est pas une solution pérenne. Mais deux jours par semaine de travail hors des locaux de l’entreprise, chez soi ou dans un tiers-lieu, va devenir la norme. Et cela questionne : pourquoi allons-nous au bureau ? Que vient-on y faire ? De quoi avons-nous besoin sur place ? ».

Sans hésitation, ces interrogations trouvent une réponse commune : le bureau est un vecteur essentiel de lien social. On y retrouve ses collègues, on y travaille en équipe, on profite de l’aspect spontané et informel des échanges physiques, encore difficile à trouver aujourd’hui dans les outils de travail à distance. Nathalie Rigaut de Steelcase explique que « retrouver le collectif, la normalité des relations sociales, être ensemble, c’est travailler. Et travailler est un acte créatif qui est facilité à partir du moment où l’on se voit », argumente-t-elle. L’objectif, alors : donner envie aux salariés de revenir au bureau. « Il faut qu’ils trouvent dans le lieu de travail une ambiance, une qualité, une performance qu’ils n’ont pas à la maison. Pour que cela soit à la hauteur des attentes, ce lieu doit être invitant, rassurant, accueillant pour permettre de travailler ensemble », poursuit l’experte de Steelcase.

 


85 % des DRH souhaitent pérenniser la pratique du télétravail au sein de leur entreprise, en adoptant un modèle hybride (présentiel et à distance), avec en moyenne deux jours de télétravail par semaine 2



Quel aménagement demain ?

 

Auparavant, si on réfléchissait en termes de coût de l’espace au mètre carré, selon le guide « Prochaines étapes : les espaces de travail post-Covid », ce n’est dorénavant plus à l’ordre du jour. « Ces nouveaux espaces de travail devront favoriser encore davantage le bien-être physique, cognitif et émotionnel des individus, lequel est étroitement lié à leur sécurité », conseille le rapport de Steelcase. Sur le terrain, cela se concrétise par une transformation des espaces de travail qui s’opère en mettant l’accent sur les espaces collaboratifs : des salles projets, de créativité, de brainstorming, de réunion, de sociabilité, et en réduisant l’espace alloué aux postes de travail classique. En réalité, ces changements étaient en cours avant la crise sanitaire, comme le confirme Frédérique Miriel de Colliers International. « Ce que l’on vit aujourd’hui, nous le pressentions depuis quelques années. Il n’y a rien de révolutionnaire. Ce qui est nouveau, c’est la prise de conscience de la part des entreprises de ce que l’on peut faire différemment demain. Avant, nous étions dans le domaine de l’expérimentation avec des signaux encore faibles ; aujourd’hui, les transformations s’accélèrent et s’enracinent. » Reste que les bureaux de demain accueilleront sur place moins d’employés qu’hier. Dé-densifier les espaces afin de respecter les règles d'hygiène et de distanciation apparaît comme une option durable.

 

« Ce que l’on vit aujourd’hui, nous le pressentions depuis quelques années. Il n’y a rien de révolutionnaire. Ce qui est nouveau, c’est la prise de conscience de la part des entreprises de ce que l’on peut faire différemment demain » Frédérique Miriel, Colliers International

 

Au-delà des espaces collectifs, ce sont des espaces flexibles et diversifiés qui seront à l’honneur demain. Le côté figé des aménagements est à éviter à tout prix. Les locaux devront accueillir plus ou moins de collaborateurs, être irréprochables niveau sécurité sanitaire, se « contracter » et se « décontracter » selon les besoins, comme le souligne Nathalie Rigaut. Leur design devra veiller à être inclusif pour garantir une participation sûre et équitable de tous les employés, quel que soient leur âge, leurs compétences ou leur état de santé. Pour Frédérique Miriel, « c’est l’environnement de travail basé sur l’activité au sens où j’ai le choix et une diversité d’espaces et de positions ergonomiques qu’il faut envisager. Pas un type de poste de travail. » Cela dit, les espaces conçus pour être seuls ponctuellement, comme les bulles de confidentialité ou les box pour téléphoner, auront, eux, encore toute leur place. Si les collaborateurs viennent chercher du lien et du collectif en venant au bureau, ils ont néanmoins besoin par moments de trouver des espaces de repli pour se concentrer ou pour s’isoler. Nathalie Rigaut indique d’ailleurs que « depuis que les collaborateurs réinvestissent les locaux, ils réservent ces très petites surfaces pour une durée plus importante qu’avant. Il est vraisemblable que dans les moments de tensions à venir, lorsqu’un employé aura besoin d’être seul, il prendra un espace individuel pour une ou plusieurs heures ou une demi-journée. »

 

Le poids des matériaux

 

Si la révolution des aménagements n’est pas à l’ordre du jour, celle du comportement des collaborateurs, oui. Et les matériaux sont en première ligne de cette nouvelle « tâche » qui leur incombe. Il faut nettoyer de manière plus régulière les espaces de travail. Les équipes propreté font des passages multiples mais les salariés eux-mêmes sont incités à faire le ménage. Les matières et matériaux, naturels ou artificiels, se doivent donc d’être pérennes et supporter les produits utilisés pour faire barrière aux virus ou bactéries en tout genre. De fait, mieux vaut écarter les produits type laine (pour le sol par exemple) pour aller vers des matériaux qui supportent les traitements fréquents, à l’éthanol notamment. Opter pour des surfaces lisses faciles à nettoyer et des tissus lavables, en intégrant des revêtements antimicrobiens, est fortement conseillé.

En somme, les bureaux de demain seront une suite logique de ceux d’hier, sans grande rupture mais en mode accéléré, en misant sur la prévoyance et la coopération des équipes. Avec un objectif : éviter une nouvelle désertion des espaces de travail.

 


Source : enquête de la chaire Workplace Management de ESSEC Business School, réalisée en ligne auprès de plus de 800 employés de bureau

2 Source : selon une enquête de l’association nationale des DRH (ANDRH)


Crédit photos : © Steelcase/ LINC (Learning + Innovation Center)

 



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