Aménagement et équipements

Réaménagement

Ipsos se réinvente

La rédac | 19 juillet 2017 |

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Fin 2016, les collaborateurs d’Ipsos ont emménagé dans leurs nouveaux bureaux à Gentilly : sans changer d’immeuble, ils ont cocréé de nouveaux espaces plus proches des valeurs de l’entreprise et plus en phase avec les attentes des utilisateurs.

La réflexion sur le projet a commencé dès 2013, soit 3 ans avant la fin du bail. « Nous étions dans un bâtiment dont les aménagements, dès leur origine, n’avaient pas rencontré l’assentiment des salariés. Nous souhaitions donc leur apporter davantage de confort et de satisfaction. Par ailleurs, nous nous devions de prendre en compte les nouvelles normes environnementales en vigueur et à venir. Enfin, nous avions l’objectif de diminuer le poste loyer », explique Patrice Bergen, pilote stratégique du projet. « Un éventuel déménagement faisait partie de nos pistes de réflexion », ajoute Bruno Robert, directeur des services généraux, « mais nous sommes particulièrement attachés à ce bâtiment, emblème de la réussite d’Ipsos ». Ils ont donc décidé de rester dans ces locaux, mais, en contrepartie, d’entamer d’importants travaux de réaménagement, accompagnés par Aventive.

« Pour choisir les nouveaux espaces adaptés à chaque équipe, nous avons fait parler les salariés. Sur les deux ans qu’a duré le projet de réaménagement, nous avons passé 18 mois à recueillir leurs besoins et à expliquer les tenants et les aboutissants du projet », explique Bruno Robert. Et afin de rendre ce projet très participatif, Aventive a eu l’idée d’un appartement-témoin, le « hub », devenu le Hub / Space, où les utilisateurs ont pu découvrir au fil de l’eau le projet au travers de présentations Lunch&Learn (animées notamment par les membres du comex), des solutions présentées par les fabricants (revêtement de sol, mobiliers…) et des expositions permanentes du projet. Tout le personnel Ipsos a ainsi été incité à venir voter pour son futur aménagement !  « Chez nous, il y a beaucoup de fortes têtes : nous sommes une population avec une opinion, du caractère, une personnalité. Nous savions que le changement devrait être accompagné ! », souligne Sylvie Gassmann.

 

De l’open space au multi space

Après cette consultation, l’entreprise fait alors le choix du flex office. « Nous avons optimisé le taux d’utilisation des postes de travail, quitte à ce qu’ils ne soient pas des postes de travail au sens strict du terme. Nous avons voulu exploiter le maximum de la capacité du bâtiment ». Les seuls postes encore attribués sont ceux des salariés soit en situation de handicap, soit avec des besoins en équipement particuliers, ou encore des stagiaires non équipés d’ordinateurs portables. Le projet a incité Ipsos à déployer plus rapidement les technologies facilitant la mobilité : chacun dispose d’un ordinateur portable, et chacun est équipé d’un softphone couplé à Skype for business pour passer et recevoir les appels vocaux.

En parallèle, des zones ont été pré affectées à chaque équipe qui dispose d’un casier personnel et d’un certain nombre de rangements mutualisés dont la taille varie en fonction du métier. Une signalétique claire a été mise en place à chaque étage pour identifier les équipes et les espaces. La couleur spécifique de l’étage part du lieu de vie de l’étage et nous accompagne sur tout le plateau comme un fil conducteur. Le verbe et la lettre, au cœur des activités d’Ipsos, ont été travaillés sur les vitrages intérieurs par l’installation de citations « inspirantes ».

 

 

Sur chaque plateau, il y a au minimum un espace de réunion pour 8 à 10 personnes, ainsi qu’un grand nombre de petites bulles vitrées pour s’isoler et pour téléphoner sans déranger les collègues dans l’espace ouvert. Entre les business units s’alternent espaces silence et cafétérias. Dans les salles silence, conçues dans une ambiance bibliothèque, discussions et portables sont interdits. Les collaborateurs peuvent y travailler dans le calme. À chaque étage, une cafétéria constitue un lieu de détente. Enfin, des salles « Travailler autrement » permettent de se réunir avec son équipe pour des brainstormings créatifs. « Ce n’est pas un open space, c’est notre multi-space ! », résume Sylvie Gassmann, directrice de département au sein d’Ipsos.

 

 

En mixant les business units par étage, l’objectif était de favoriser la collaboration et de faire cohabiter les univers. Malgré une organisation différente par service, il fallait une cohérence dans l’aménagement, afin de donner un sentiment d’unité et d’appartenance à Ipsos. « Nous avions besoin de décloisonner. L’idée était, au sens propre comme au sens figuré, d’ouvrir les portes, pour que les gens se voient et communiquent davantage. Nous ne voulions pas que, d’un étage à l’autre, on ait l’impression d’être dans une entreprise différente, mais de la cohérence et de la flexibilité dans l’usage », raconte Sylvie Gassmann.

 

  

 Quelques chiffres


  • 730 collaborateurs sur le site
  • 8 782 m2
  • RDC + 6 étages et un niveau de parking
  • 600 postes en espaces dynamiques
  • Livraison : novembre 2016
  • 100 % des effectifs sont en espaces ouverts
  • Un taux de partage variant de 60 à 75 % de l’effectif
  • Un taux d’espaces collaboratifs de 75 % de l’effectif en places assises

 



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