Aménagement et équipements

Société Générale

Les Dunes,projet collaboratif de transformation des modes de travail

Lionel Cottin | 7 mars 2017 |

© Urbavox / Jean-Louis Porcher
Le 5 décembre dernier, l’équipe du projet « Les Dunes », nouveau site de Société Générale à Val-de-Fontenay, recevait le prix Or de la meilleure collaboration lors des trophées Arseg de l’Environnement de Travail. Tout sauf une surprise !

« Au départ, il s’agissait d’un projet immobilier certes de grande ampleur mais représentant un modèle assez classique de transfert d’un site à un autre », explique Pierre Cado, le directeur immobilier France deSociété Générale « Et puis le travail réalisé très en amont du projet avec les représentants des futurs occupants pour étudier les conséquences de ce transfert en termes de nouvelles méthodes de travail nous a amenés à adopter une approche beaucoup plus ambitieuse ! », poursuit-il. « C’est vrai que tout est parti de là », renchérit Mehdi Lazrak, en charge de la coordination du projet au sein de la direction immobilière du Groupe. « Nous avons eu la chance d’avoir une direction générale très fortement impliquée, notamment Françoise Mercadal-Delasalles, directrice des Ressources et de l’Innovation du groupe Société Générale en binôme avec Jean-Marc Castaignon, directeur immobilier du groupe, qui ont présenté une vision forte et enthousiasmante du projet. Ils nous ont permis de partir nous inspirer outre-Atlantique puis ont inspiré les différents acteurs, l’immobilier, la finance, les achats, l’informatique, les RH, l’innovation, la communication… qui ont mené le projet quasi intégralement en interne », précise-t-il. « L’ambition affichée était de faire évoluer un programme immobilier d’exception vers un véritable projet d’entreprise destiné à accélérer la transformation de notre banque vers l’ère digitale. Du coup, l’équipe projet s’est appliquée à elle-même les principes qu’elle souhaitait promouvoir sur ce nouveau site : l’intelligence collective et la responsabilisation de tous, dans le but de créer plus de valeur pour nos clients. Cet engagement et cette vision ont été déterminants ! », conclut-il. Une équipe projet qui a donc eu la chance de partir s’immerger dans la Silicon Valley pour s’inspirer des pratiques les plus innovantes du marché, qu’elle a pu ensuite déployé avec les différents prestataires ayant participé à la réalisation du site. Au final, cela a donné un programme « fait maison », à la fois riche, ambitieux et innovant qui dépasse souvent ce qu’on peut retrouver habituellement dans un campus de ce genre : une architecture favorisant la sérendipité, un aménagement agile, du street-art dans les parkings, une application smartphone « maison », etc.

 

 

Ainsi donc est né le programme « Les Dunes », dont le nom, choisi par les collaborateurs, est directement inspiré de la forme des cinq bâtiments imaginés par Anne Demians en 2011 pour un total de 126 000 m² dont 90 000 m² dédiés aux plateaux de bureaux et 14 000 m² d’espaces de vie collective et services aux occupants. Un projet qui pouvait être considéré comme difficile au départ puisque destiné à déplacer 5 000 collaborateurs depuis La Défense vers Fontenay-sous-Bois oùSociété Générale possédait déjà plusieurs sites.

 

 

Initier de nouveaux modes de travail pour plus de 5000 personnes !

 

« Au-delà du projet immobilier, le groupe Société Générale a souhaité faire des Dunes l’incarnation de la transformation digitale du Groupe. Le mode collaboratif a ainsi été placé au centre du projet, en complément des enjeux habituels de compétitivité, dans l’optique de gagner en créativité, en innovation et en agilité », explique Pierre Cado. Une nouvelle organisation du travail a ainsi été mise en place pour l’ensemble des collaborateurs qui occupent le site. Le « Flexwork » donne la liberté au collaborateur de choisir son espace de travail parmi une offre variée. Les postes de travail ne sont plus attribués et le télétravail est favorisé. « Nous comptons actuellement sur la population des Dunes près de 1500 collaborateurs qui ont fait le choix de télétravailler 1 à 2 jours par semaine, soit près de 1000 de plus qu’avant le déménagement », indique Mehdi Lazrak.

 

 

Afin de mettre en application le Flexwork, tous les occupants des Dunes ont été dotés de nouveaux équipements informatiques et de téléphonie permettant leur nomadisme partout au sein du bâtiment ou en télétravail. Ordinateurs portables, logiciels de téléphonie par internet, espaces de réunion virtuels pour visioconférence, wifi dans l’intégralité du bâtiment, y compris ses jardins, ont été largement déployés.

 

 

En support de ces nouveaux modes de travail, le bâtiment comporte des innovations architecturales et digitales. Les aménagements intérieurs s’efforcent ainsi d’effacer les frontières entre intérieur et extérieur d’une part et l’impression de verticalité d’autre part, afin de ne pas dépersonnaliser les espaces. « Les espaces ont été pensés sous le signe de l’ouverture, non statutaire, organique, transparent, qui se veut le symbole de l’entrée de la banque dans l’ère digitale », précise Pierre Cado.

 

 

Côté digital, l’application « My Building », disponible sur smartphone et tablette et relayée par un portail intranet, offre l’accès à de nombreux services internes : domotique, réservation de salle, affluence, informations sur la vie du site, géolocalisation de son poste de travail, demande d’intervention en cas d’incident … En tout, une trentaine de services seront disponibles à terme. « L’application s’appuie sur des technologies nouvelles telles que le Bluetooth Low Energy 4.0, des capteurs 3D et des puces RFID qui permettent le pilotage fin de l’occupation des locaux. Ce fonctionnement en mode « bâtiment connecté » est le fruit d’une coopération très réussie entre l’immobilier, l’IT et les équipes de développement de solutions », se félicite Mehdi Lazrak.

 

Ces évolutions, qui passent d’abord par une modification de l’environnement physique du travail, s’appuient également sur une évolution des pratiques managériales. « Les mesures de conduite du changement sont ici primordiales. Les managers bénéficient d’un accompagnement spécifique pour encourager l’adaptation des pratiques managériales aux nouveaux espaces », insiste Pierre Cado. C’est un fait, on ne répétera jamais assez que l’exemplarité de l’ensemble de la ligne managériale, depuis le plus haut niveau, quant à la mise en œuvre des nouveaux modes de travail, de management et de collaboration, constitue une condition sine qua non de l’ancrage des pratiques nouvelles induites par les nouveaux aménagements.

 

 

Pour garantir une bonne appropriation des nouveaux modes de travail, l’ensemble des collaborateurs a d’ailleurs été accompagné. « Au total, 619 managers ont participé à un des 34 ateliers de co-construction et nous avons organisé un programme de 65 ateliers « charte de vie » au cours desquels les collaborateurs ont pu construire les règles du « vivre ensemble » au sein de leurs quartiers. L’accent a beaucoup été mis sur la collaboration inter-équipes, la responsabilisation et l’autonomisation des collaborateurs », explique Mehdi Lazrak.

 

Preuve de l’adhésion à ces nouveaux modes de travail, le principe du « cleandesk » (rangement quotidien des effets personnels permettant l’occupation du poste de travail par une autre personne) est aujourd’hui appliqué à plus de 90 %. Cette réussite est confirmée par les enquêtes de satisfaction* menées auprès des premiers occupants des Dunes qui se disent à 88 % satisfaits ou très satisfaits de leur environnement de travail et des équipements mis à leur disposition et à 91 % satisfaits ou très satisfaits de l’accompagnement dont ils ont bénéficié.

 

Le collaboratif, l’innovation et l’expérimentation au cœur du projet

 

Outre le soutien convaincu de la direction générale et un programme solide d’accompagnement du changement, l’équipe projet a également pu mettre en œuvre une longue phase d’expérimentation, décisive pour la réussite du projet. Car pour valider le concept, le Flexwork a été expérimenté sur une population de 530 pionniers pendant 8 mois à partir de janvier 2016. « Cette expérimentation a permis de véritablement co-construire les nouveaux espaces avec les équipes métiers. Parfois, les choix exprimés sont même allés plus loin que ce que nous imaginions au départ ! », s’étonne encore Mehdi Lazrak. Une enquête réalisée 1 mois, puis 6 mois après le lancement a permis de constater que le Flexwork encourageait la créativité des équipes (86 % des répondants), facilitait les échanges (87 %) et favorisait une bonne ambiance au travail (86 %). Plus surprenant, la possibilité de se concentrer et de travailler au calme était jugée meilleure qu’auparavant (+18 %), résultat de l’attention portée à l’acoustique. « Cette expérimentation nous a beaucoup aidé. Au final, la nouvelle organisation a été plébiscitée par 89% des personnes interrogées et certains pionniers ne se voyaient absolument pas revenir en arrière ! », précise Mehdi Lazrak.

 

« Outre cette expérimentation, nous avons également mis en place, de décembre 2015 à mai 2016, un showroom de 1400 m² permettant aux futurs occupants de venir découvrir en avance de phase les matériaux, aménagements, mobiliers et équipements pressentis », ajoute Mehdi Lazrak. « Ce showroom a accueilli 2600 visiteurs, au cours de 278 visites et la borne « Happy or not » installée en fin de parcours de visite a enregistré un taux de satisfaction moyen de 8 sur 10 ! Là encore, cela nous a permis d’affiner et de valider nos options dans l’écoute et le partage », complète-t-il.

 

 

Il faut dire que la place faite au partage et à la collaboration au sein des Dunes est impressionnante. Jugez-en plutôt : plus de 500 espaces de travail collaboratifs, représentant 37 % des surfaces de bureaux ont été mis en place sur les 5 bâtiments et ces espaces ont été choisis par les équipes occupantes parmi un catalogue d’une douzaine de types d’espaces de travail collaboratifs conçus dans le cadre du programme ! Adaptés aux différentes activités de partage d’information, de créativité, de collaboration, ces espaces alternent avec des surfaces ouvertes, à taille humaine, ainsi qu’avec des lieux de concentration individuels. A ceux-ci s’ajoutent de vastes espaces mutualisés, appelés la « Vallée », accueillant de nombreux services aux collaborateurs : espaces de jeux intérieurs et extérieurs, salon de sieste, espace paramédical, service de conciergerie, agence bancaire (tout de même !...), 2 restaurants et 3 cafétérias ainsi qu’un centre de séminaires incluant un auditorium de 250 places ! Le partenariat conclu avec Chateauform’ pour l’exploitation de ce dernier constitue également une innovation de service, car il s’agit de la première prestation commercialisée sous sa nouvelle marque « Home ». « Nous sommes très fiers de cet espace et de ce partenariat. Nous avions estimé une occupation de 60% et nous sommes aujourd’hui à plus de 85% ! Une véritable réussite ! », se réjouit Pierre Cado. « Et nous avons également innové sur d’autres plans en mettant par exemple à disposition et en partageant plus de 1000 m² avec des start-up, en confiant la décoration des parkings à des artistes de street art ou encore en généralisant le nettoyage des espaces de bureaux en journée », ajoute-t-il.

 

La démarche collaborative, l’équipe se l’est surtout appliquée à elle-même tout au long du projet. « Pour construire, orchestrer et mener à bien cette transformation, nous avons mis en œuvre une démarche collaborative à l’échelle de tout le projet, en plaçant les métiers au centre de la réflexion. C’était une véritable innovation au regard des précédents projets immobiliers que nous avons menés ! », explique Mehdi Lazrak. Cette démarche s’est appuyée sur une gouvernance collaborative, mobilisant plus de 1000 contributeurs directs au projet et organisés en 9 comités différents. « Un panel de collaborateurs représentatifs de la génération Y a participé à la conception du programme immobilier des Dunes » détaille Mehdi Lazrak, « et leurs demandes et attentes ont orienté le choix des concepts de décoration et d’aménagement », précise-t-il. « Nous avons également innové dans les outils de pilotage du projet, en utilisant des outils collaboratifs tel que le réseau social d’entreprise dans la gestion et l’animation des groupes de travail » explique Mehdi Lazrak. « Avec le recul, nous soulignons l’importance d’une gouvernance structurée mettant les utilisateurs au centre de la démarche. La co-construction de la vision avec les métiers utilisateurs est fondamentale. Si la démarche est exigeante, il s’agit du seul moyen de parvenir à concilier l’ensemble des enjeux d’un projet immobilier au service des occupants ! », conclut-il.

 

 

Par ses nombreux aspects innovants, le programme « Les Dunes » a vocation à devenir un modèle au sein du groupe Société Générale mais aussi plus largement, au sein de la profession. En effet, réussir la mutation des modes de travail et de la culture d’entreprise par l’architecture, les aménagements et les équipements de pointe qui induisent et facilitent les modes de travail collaboratifs, par la large palette de services mis à disposition des occupants, mais aussi par les modalités de conduite du changement, en étroite collaboration avec les équipes occupantes et les instances de représentation du personnel, est un objectif que tous les projets immobiliers, considérés comme de véritables projets d’entreprise, devraient atteindre. Voilà un trophée incontestablement bien mérité !

 

Lionel Cottin

 

* taux de participation : 45 %




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